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Papel da comunicação – O que é, seus tipos e como aplicar

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Papel da comunicação – O que é, seus tipos e como aplicar

Entender o papel da comunicação nas organizações é um passo importante para saber como gerir e lidar com ela, seja como forma motivações, espaço para o diálogo ou mesmo para gerir conflitos. Se você deseja saber como aplicar na sua empresa, leia até o final.

O papel da comunicação na organização é fundamental, afinal de contas, é através dela que a empresa se conecta com os seus colaboradores, clientes e fornecedores, mesmo que a maneira de interagir não seja a mesma.

Independentemente do setor, a comunicação é útil para transmitir informações claramente, sem gerar conflitos, situação muito comum também em pequenas, médias e grandes empresas.

Mas, como aplicar corretamente o papel da comunicação na organização? Este conteúdo vai lhe ajudar a obter todas as respostas das quais precisa. Boa leitura!

O que é comunicação?

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Comunicação é a forma de transparência ao passar as informações, emitidas em constância por todos os seres humanos. Ela envolve a participação de todas as partes, o retorno das informações é visto como o feedback. Essa relação acontece a todo momento, na vida e no cotidiano de todos.

O processo da comunicação passa por sete fases até ser concluído. São elas:

  • Emissor: que é um dos atores responsáveis pela emissão da comunicação;
  • Codificação: o ato de conversão de uma mensagem em linguagem. Ou seja, a maneira de se expressar. Ela está ligada à habilidade, conhecimento e cultura de quem comunica;
  • Mensagem: é em si o objeto da comunicação, notícia ou recado, sendo verbal, ou escrito;
  • Canal: é por onde essa mensagem é enviada;
  • Decodificação: é a interpretação de uma mensagem emitida pelo receptor.
  • Receptor: é um dos atores que recebe a mensagem (a informação) e a decodifica e a interpreta;
  • Feedback: é o retorno, que leva o comportamento após a interpretação da informação.

A comunicação é essencial para todos, pois é através dela que:

  • O conhecimento pode ser adquirido e repassado;
  • Podemos ter o livre acesso à expressão;
  • Oportunidade de amadurecer, de aprender, ensinar, desenvolver, melhorar.

Tudo isso se reflete, principalmente, no âmbito organizacional.

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Porém, apesar de existirem diversas opções de a comunicação ser utilizada, existem falhas e com essas falhas na comunicação, uma organização pode ser comprometida, independentemente do segmento ou do tamanho. Se a comunicação não é efetiva e eficiente, não há desenvolvimento.

Quais são os tipos de comunicação que existem?

Quais são os tipos de comunicação que existem?

Agora que entendemos o conceito de comunicação, vamos abordar com mais detalhes os tipos de comunicação que existem:

Comunicação Interpessoal: a delicada e conflituosa comunicação entre as pessoas. Ela pode acontece entre:

  • Familiares;
  • Amigos;
  • Colegas de profissão;
  • Desconhecidos na rua.

Ou seja, trata-se da comunicação praticada por todos.

Comunicação de grupo: aquela que envolve o conjunto pequeno, médio ou grande de pessoas, por exemplo, entre um grupo de:

  • Colegas de trabalho;
  • Colegas da faculdade;
  • Família;
  • Nas organizações.

Comunicação de massa: a comunicação dirigida a um grande público, que se utiliza dos meios de comunicação coletiva, por exemplo:

  • Jornal;
  • Revista;
  • Televisão;
  • Rádio;
  • Internet.

Quais são os tipos de comunicação organizacional que existem?

Agora que entendemos os tipos de comunicação, vamos entender melhor quais são os tipos de comunicação organizacional:

1 – Descendente:

São as mensagens e informações que saem do topo decisório e descem até as bases. É o tipo de comunicação vertical, isto é, de cima para baixo em direção descendente.

É a comunicação oficial (falada, impressa ou eletrônica) que transmite:

  • Normas;
  • Procedimentos;
  • Atribuições;
  • Políticas;
  • Instruções;
  • Estratégias e planos;
  • Objetivo e metas;
  • Práticas organizacionais;
  • Notícias institucionais.

A comunicação que emana dos cargos diretivos e gerenciais, voltada para o corpo funcional da organização.

2 – Ascendente:

É a comunicação que se processa das bases de direção aos níveis mais elevados da hierarquia organizacional. Podem ser:

  • Opiniões;
  • Críticas, elogios ou reclamações dos colaboradores.

Essa comunicação pode ser expressa por meio de reuniões e conversações formais e informais das lideranças com suas equipes, por meio de caixas de sugestões ou pesquisa de clima organizacional.

3 – Horizontal:

É a comunicação realizada entre colegas de trabalho de um mesmo nível hierárquico. Nas estruturas organizacionais mais burocráticas e hierárquicas, pode-se identificar uma tendência para se manter a informação como propriedade secreta de grupos de um mesmo nível funcional.

Essa situação cria as chamadas “caixas pretas” das organizações, ou seja, informações controladas e manipuladas conforme o interesse de determinados grupos de profissionais.

4 – Transversal:

Transversal: Nas organizações mais modernas (descentralizadas e flexíveis), nas quais a gestão é mais participativa e integrada, as pessoas interagem mais

Nas organizações mais modernas (descentralizadas e flexíveis), nas quais a gestão é mais participativa e integrada, as pessoas interagem mais, permitindo o fluxo de comunicações que se dá em todas as direções, sem a distinção de níveis hierárquicos.

5 – Circular:

Esse fluxo de comunicação é mais presente na organização de pequeno porte, é extremamente informal, onde as informações circulam indistintamente entre todos os níveis de sua estrutura funcional.

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Qual é o papel da comunicação nas organizações?

A comunicação na organização é importante, pois é a partir dela que se utiliza:

  • A troca de informações;
  • No esclarecimento;
  • Na explicação das decisões;
  • Na orientação do desempenho de tarefas.

Assim, o colaborador se mantém informado e consegue ter um maior desempenho, além de se sentir motivado por saberem que o seu esforço contribui com a organização em alcançar seus objetivos.

Através da comunicação é possível deixar claro para o colaborador os motivos de determinadas tomadas de decisões e, ao mesmo tempo, estimular os colaboradores a participar:

  • Ouvindo seu ponto de vista;
  • Dar sugestões e contribuições;
  • Fazer que o colaborador se sinta valorizado e corresponsável do resultado da organização.

Através de um elaborado programa de comunicação interna, é possível manter colaboradores integrados, motivados, informados e comprometidos com a organização e os resultados são evidentes.

A comunicação dentro das organizações tem se tornado vital independente do seu tamanho, embora ainda exista organização que tem dificuldade em fazer com que as informações circulem de maneira almejada.

É necessário estabelecer nas organizações:

  • Reuniões periódicas;
  • Treinamentos, que visem a motivação dos colaboradores;
  • Conhecer suas opiniões;
  • Esclarecer suas dúvidas, seus sentimentos e aspirações.

Assim, à medida que os colaboradores encontram espaços para expressar-se, consequentemente irão sentir-se motivados e valorizados.

A comunicação interna mostra a maneira de ser da organização, por essa razão, a organização precisa questionar-se a respeito da verdadeira situação da comunicação interna, apontando as falhas, que estão gerando ineficiência e improdutividade, para os gestores poderem estabelecer métodos de uma comunicação eficaz.

Para a comunicação interna ser eficaz, é necessário compreender seu público interno, pensando nisso muitas organizações investem periodicamente em cursos, workshops, para promover o diálogo entre dirigentes e colaboradores, estimulando o relacionamento, a troca de informações e a troca de ideias.

Saiba mais:

Qual é o papel da comunicação?

Qual é o papel da comunicação? Assim como existem os elementos que constituem a relação de transmissão de mensagens, ou seja, a comunicação, da mesma forma acontece com as funções

Assim como existem os elementos que constituem a relação de transmissão de mensagens, ou seja, a comunicação, da mesma forma acontece com as funções, que são os objetivos e formas no qual acontece a relação da comunicação.

A comunicação tem 04 funções que podem ser exercidas em grupos:

1 – Controle:

O controle é exercido na comunicação, quando o indivíduo é informado, por exemplo, quais são as regras hierárquicas da organização ou as regras básicas que constituem o grupo. Quando houver alguma situação crítica, seja positiva ou negativa, deve-se informar ao superior.

Em casos de comunicação informal, quando se tem uma pessoa que se destaca entre as demais e acaba sendo manipulada por terceiros, o controle é exercido, quando se há providências a serem tomadas para que tal atitude não seja mais situada.

2 – Motivação:

A motivação é executada através de cada indivíduo, onde cada um pode identificar o seu papel e o que deve ser feito para que seu objetivo seja alcançado.

A motivação deve ser instigada através de metas, acompanhamento do desempenho, trazendo o feedback para que seu desenvolvimento seja melhorado, alcançando a satisfação no ambiente organizacional.

3 – Expressão emocional:

As pessoas sentem necessidade de se expressar, seja quando estiver feliz, triste, frustrado e decepcionado. Em qualquer âmbito profissional, a comunicação deve ser bem clara e confortável.

É necessário que seja possível a expressão emocional para o progresso de cada indivíduo. A comunicação dentro do grupo é um mecanismo fundamental para que seus participantes expressem suas satisfações ou suas insatisfações.

4 – Informação:

Essa função é utilizada para facilitar a tomada de decisões. As pessoas necessitam a todo o momento que dados sejam transmitidos para todos os integrantes da organização para que seja possível tomar alguma providência.

Entende-se que nenhuma dessas funções é mais importante que as demais. Todas são necessárias e devem funcionar instantaneamente para que haja progresso no desenvolvimento e realização das atividades desempenhadas. São estimuladas com o intuito de obter-se sucesso para todos os colaboradores no âmbito profissional e pessoal.

O que acontece quando o papel da comunicação não é aplicado corretamente?

O que acontece quando o papel da comunicação não é aplicado corretamente?

A comunicação é uma ação que viabiliza a troca de mensagens entre as pessoas, que estimula e intenciona o ato de se comunicar. Por isso, desde cedo se desenvolve a necessidade de comunicação para inserção nas relações sociais e nas organizações.

Porém, mesmo que a comunicação seja constante, nem sempre as informações são compreendidas como deveriam ser, pois ocorrem ruídos na interpretação ou na emissão da mensagem. Esse, inclusive, é um grande problema nas organizações.

Essa falta de estruturação da comunicação gera o desconforto dos colaboradores, pois quando a mensagem emitida pelos gestores, chega aos grupos de colaboradores de forma distorcida pela falta de compreensão ou clareza na emissão da mensagem (mais conhecidos como boatos ou popularmente fofoca).

De maneira geral, os boatos vêm com três fins:

  • Estruturar;
  • Reduzir a ansiedade;
  • Dar sentido à informação limitada ou fragmentada.

Os boatos crescem nas organizações por conta das confidencialidades e os rumores assustam os colaboradores.

Atualmente, o mundo vive em constante crise e, nas organizações, se a mensagem não for clara, pode ocorrer falha na transmissão. Caso ela não seja interpretada e recebida, uma mudança na organização pode ser entendida como:

  • Redução de custos;
  • Redução do quadro funcional;
  • Falência da organização.

Essas distorções de informação torna os colaboradores preocupados e ansiosos.

Os boatos dificilmente deixaram de existir dentro das organizações, pois é um fluxo de comunicação interna utilizado para ficarem por dentro do que ocorre no direcionamento da organização.

É dever do gestor ou líder identificar e tratá-la de forma benéfica e separar o público específico que deverá receber tal mensagem.

Atualmente utiliza-se a tecnologia para girar as informações informais nas organizações como, por exemplo, o WhatsApp, a fim de agilizar a comunicação e auxiliar nas atividades.

Conclusão

A comunicação é um elemento essencial para o funcionamento eficaz de qualquer organização. Ao compreender os diversos tipos de comunicação, a empresa obtém uma visão abrangente das maneiras pelas quais as informações são transmitidas e recebidas.

O papel da comunicação nas organizações é multifacetado, abrangendo desde o controle e a motivação até a expressão emocional e a disseminação de informações. Uma comunicação eficaz é fundamental para estabelecer um ambiente de trabalho saudável e colaborativo.

Quando a comunicação não é aplicada corretamente, podem surgir problemas como mal-entendidos, falta de alinhamento, desmotivação e, em última instância, impactar negativamente o desempenho e a cultura organizacional.

Portanto, é imperativo que as organizações invistam em práticas de comunicação claras e eficazes para promover a compreensão, a coesão e o sucesso conjunto.

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