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Plano de comunicação interna: O que é, erros e como aplicar

Saiba como criar um plano de comunicação interna na organização e melhorar o ambiente, assim como tornar os colaboradores mais produtivos.

Como uma empresa pode fortalecer a cultura organizacional? A resposta está no plano de comunicação interna

Como uma pequena ou média empresa que deseja crescer, a comunicação interna talvez seja uma das últimas coisas no seu radar no momento. Você continua adiando o plano de comunicação interna, e não está sozinho nessa atitude: uma pesquisa mostrou que 60% das empresas não possuem uma estratégia de comunicação de longo prazo.

O desenvolvimento de uma forte estratégia de comunicação interna faz com que os funcionários se sintam valorizados e ouvidos, criando um senso de comunidade no local de trabalho e ajudando a fortalecer a cultura organizacional. Ele forma a base para uma equipe de alta performance e não deve ser negligenciado a qualquer custo.

Se você acha que enviar um memorando ocasional ou ter uma intranet conta como comunicação interna, está enganado, porque, no final das contas, se seus funcionários não estiverem engajados com o conteúdo, as ações de comunicação não terão efeito.

Vamos dar uma olhada em como você pode desenvolver um plano de comunicação interna para sua pequena empresa e criar uma força de trabalho engajada.

O que é o plano de comunicação interna?

O plano de comunicação interna é um documento que tem como objetivo mostrar a situação da qual uma empresa vive. Para isso, são analisados aspectos como:

  • Forças e fraquezas;
  • Analisa os canais de comunicação interna;
  • Busca entender quem são os seus colaboradores, etc.

A partir destes dados, determina um plano de ação que vai ajudar a comunicação com os colaboradores, de acordo com o objetivo.

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O desenvolvimento de um plano de ação é o ponto inicial que uma estratégia que pretende melhorar as relações internas precisa iniciar e, deve acontecer, pelo menos, uma vez no ano.

Se você está começando agora, pode considerar o conceito complexo, porém, ao longo do tempo, realizar o plano de comunicação interno será simples.

Quais são os erros mais comuns da comunicação interna?

1. Erro por defasagem no universo vivencial:

O erro por defasagem no universo vivencial é um fenômeno comum nas interações humanas, onde ocorre um desentendimento devido à disparidade nas experiências individuais das pessoas envolvidas.

Cada indivíduo carrega consigo um conjunto único de experiências, valores, cultura e histórico de vida, que moldam sua maneira de ver o mundo. Quando nos comunicamos com outras pessoas, muitas vezes presumimos que elas compartilham nosso ponto de vista ou compreendem nosso contexto, o que pode levar a interpretações errôneas.

Por exemplo, uma simples palavra ou expressão pode ter conotações diferentes para pessoas com históricos culturais distintos. Uma piada que faz sentido em uma cultura pode ser ofensiva em outra.

Da mesma forma, termos técnicos podem ser confusos para aqueles que não têm conhecimento na área. Essa diferença nas perspectivas individuais pode resultar em mal-entendidos, atritos ou até mesmo em uma completa falta de comunicação.

Assim, para superar esse erro de comunicação, é crucial desenvolver a empatia e a consciência das diferenças culturais e experienciais.

Ao reconhecer que as percepções podem variar amplamente, podemos adotar uma abordagem mais cuidadosa na escolha das palavras, explicando conceitos complexos quando necessário e buscando compreender a perspectiva do interlocutor.

Portanto, a chave está em criar um ambiente de comunicação inclusivo e respeitoso, onde as diferenças são valorizadas e consideradas, permitindo uma troca de ideias mais eficaz e enriquecedora.

2. Erro por excesso de jargão técnico:

Esse erro de comunicação ocorre quando uma pessoa utiliza uma linguagem altamente especializada ou termos técnicos em uma conversa com alguém que não possui o mesmo nível de conhecimento ou compreensão na área.

Isso pode resultar em mal-entendidos e dificuldades de comunicação interna, uma vez que o interlocutor pode se sentir perdido ou confuso devido à falta de familiaridade com os termos utilizados.

Esse erro é especialmente comum em ambientes profissionais, como nas áreas de ciência, medicina, tecnologia e negócios, onde termos técnicos são frequentemente usados.

Embora esses termos possam ser essenciais para a comunicação interna entre especialistas, eles podem se tornar uma barreira quando a conversa envolve pessoas que não têm o mesmo nível de conhecimento específico.

Para evitar o erro por excesso de jargão técnico, é importante adaptar a linguagem ao público-alvo. Isso significa explicar termos complexos de forma mais acessível, usando analogias ou exemplos simples que ajudem a transmitir o significado subjacente.

Ao fazer isso, é possível garantir que a mensagem seja compreendida por todos os envolvidos, independentemente de seu nível de conhecimento técnico. Comunicação clara e eficaz requer não apenas transmitir informações, mas também garantir que as informações sejam recebidas e compreendidas da maneira desejada.

3. Erro por presunção estereotipada:

É um erro de comunicação que ocorre quando alguém baseia suas expectativas, interpretações ou respostas em estereótipos preconcebidos sobre um determinado grupo de pessoas.

Esse erro pode ocorrer devido a crenças culturais, sociais ou individuais que influenciam a percepção da pessoa, muitas vezes levando a conclusões incorretas e mal-entendidas.

Quando alguém comete esse erro, eles podem presumir que todos os membros de um grupo compartilham as mesmas características, comportamentos ou opiniões, sem considerar as diferenças individuais. Isso pode levar a generalizações injustas e falta de compreensão verdadeira durante a comunicação.

Para evitar o erro por presunção estereotipada, é fundamental manter a mente aberta e se esforçar para entender cada indivíduo como único. Isso envolve reconhecer que as pessoas são diversas e complexas, independentemente de qualquer grupo ao qual pertençam.

A prática da empatia e do questionamento de estereótipos ajuda a criar uma comunicação mais precisa e respeitosa, onde cada pessoa é tratada com igualdade e entendimento, independentemente de quaisquer suposições prévias.

4. Erro por sutileza semântica:

O erro por sutileza semântica é um erro de comunicação que surge quando a escolha de palavras ou nuances semânticas resulta em mal-entendidos, ou interpretações incorretas.

Nesse erro, pequenas diferenças de significado ou conotação podem levar a conclusões divergentes entre o que o emissor da mensagem pretendia comunicar e como o receptor a interpreta.

Esse tipo de erro muitas vezes decorre da complexidade da linguagem e das múltiplas maneiras pelas quais as palavras podem ser interpretadas.

As sutilezas semânticas podem ser particularmente relevantes em situações sensíveis, debates acalorados ou contextos culturais diversos, onde uma palavra mal escolhida pode desencadear respostas emocionais ou confusão.

Para mitigar o “Erro por sutileza semântica”, é fundamental ser claro, escolher palavras cuidadosamente e, quando possível, fornecer contexto adicional para garantir que a mensagem seja interpretada da maneira desejada.

A prática da escuta ativa também é crucial para verificar se a compreensão do receptor corresponde à intenção do emissor. Ao reconhecer a potencial armadilha das sutilezas semânticas, é possível melhorar a clareza e a eficácia da comunicação, minimizando a margem para interpretações equivocadas.

5. Erro por falta de pontuação, ensejando múltiplas interpretações:

Refere-se a uma situação em que a ausência ou uso inadequado de pontuação em uma frase, ou texto pode levar a várias interpretações possíveis. A pontuação desempenha um papel crucial na estruturação das frases e na clareza da comunicação escrita, e sua má aplicação pode resultar em ambiguidade, confusão ou interpretações errôneas.

Quando a pontuação é negligenciada, as frases podem se tornar ambíguas, deixando espaço para diferentes leituras e entendimentos. Isso pode ocorrer em casos onde uma vírgula, ponto final, ponto de interrogação ou outro sinal de pontuação é necessário para indicar a pausa apropriada, a separação de ideias ou a intenção da frase.

Para evitar esse erro, é essencial utilizar a pontuação de maneira adequada para que a mensagem seja transmitida de forma clara e sem ambiguidade. A revisão cuidadosa dos textos é uma prática importante para garantir que a pontuação seja aplicada de forma coesa e coerente, facilitando uma comunicação compreensível e precisa.

6. Erro por falta de iniciativa e acabativa:

É um erro de comunicação que engloba a ausência de ações proativas no início de uma interação e a falta de conclusão ou encerramento apropriado ao final dela. Esse erro é muitas vezes caracterizado pela inabilidade de iniciar uma conversa de forma envolvente e pelo descuido em encerrá-la de maneira satisfatória.

Na fase de início, a falta de iniciativa pode resultar em uma introdução pouco cativante, dificultando a captação da atenção do público e prejudicando a eficácia da mensagem que se pretende transmitir. Por outro lado, a carência de um encerramento adequado pode levar a uma conclusão abrupta, deixando a audiência confusa ou insatisfeita.

A importância desse erro de comunicação reside na primeira e última impressão que uma interação pode causar. Uma abordagem sem iniciativa pode afastar o interesse do público, enquanto uma falta de conclusão adequada pode deixar questões pendentes e comprometer o entendimento global.

Para evitar esse erro, é crucial adotar uma abordagem completa em todas as etapas da comunicação. Isso envolve criar um início que desperte interesse e envolvimento, bem como proporcionar um encerramento que sintetize as ideias principais e forneça um senso de conclusão satisfatório.

A conscientização sobre o impacto do início e do encerramento em uma interação pode aprimorar a clareza, a eficácia e a percepção geral da comunicação.

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7. Erro na transmissão de uma mensagem por utilização do famoso “telefone sem fio”:

Refere-se a um erro de comunicação no qual uma mensagem é passada de uma pessoa para outra por uma série de intermediários, resultando em distorções e alterações na mensagem original.

Essa analogia é frequentemente comparada ao jogo “telefone sem fio”, no qual uma frase é sussurrada de pessoa para pessoa, e a versão final é frequentemente diferente da frase original.

Nesse erro de comunicação, a mensagem original é frequentemente deturpada devido a falhas na memória, interpretações pessoais, falta de atenção ou mesmo pela intenção inconsciente de tornar a história mais interessante, ou adequada para o público subsequente.

À medida que a mensagem é repassada, pequenas mudanças podem se acumular, levando a uma divergência significativa da mensagem original.

Esse erro de comunicação destaca a importância da precisão e da clareza na transmissão de informações. Ele ilustra como a comunicação pode ser vulnerável a mal-entendidos e distorções ao longo do caminho.

Para evitar esse erro, é essencial usar linguagem clara, verificar a compreensão dos receptores e, sempre que possível, utilizar canais de comunicação diretos e eficazes para minimizar a probabilidade de erros decorrentes do “telefone sem fio”.

Comunicação interna ineficaz – quais são as desvantagens para a empresa?

São muitos os problemas que surgem quando a comunicação falha no ambiente de trabalho. As consequências podem ser bem severas para o dia a dia dos colaboradores e os resultados da organização. Alguns dos principais efeitos negativos são:

  • Maior número de conflitos;
  • Insatisfação e desmotivação;
  • Redução do índice de produtividade;
  • Maior número de turnover e absenteísmo;
  • Dificuldade para disseminar mensagens importantes;
  • Falhas nas tomadas de decisões e execução de projetos;
  • Aumento de custos devido aos maiores erros cometidos.

Saiba mais: Descubra como expressar ideias de maneira clara e empática, contribuindo para uma comunicação mais eficaz nos ambientes de trabalho.

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Como elaborar um plano de comunicação interna?

1. Construa uma equipe:

A construção de um plano de comunicação interna robusta começa pela formação de uma equipe dedicada a isso.

Pense nisso: em um momento você está recebendo um memorando do departamento de RH sobre as novas políticas da empresa e no momento seguinte a equipe de liderança envia um e-mail para comunicar a estratégia.

Há grandes chances de que seus funcionários não leram nenhum deles, porque há muitas informações chegando a eles de diferentes fontes.

É por isso que é importante formar uma equipe que será a única responsável por criar, distribuir e regular o conteúdo para os funcionários. A equipe deve ser responsável por:

  • Impulsionando o engajamento dos funcionários;
  • Facilitando a comunicação;
  • Criar reconhecimento de marca internamente.

Então, em vez de pulverizar a responsabilidade entre as equipes, forme um time de comunicação interna dedicada que garanta consistência na comunicação e evite a sobrecarga de informações. Isso torna mais fácil disseminar conteúdos relevantes e comunicar a estratégia de forma eficaz.

Além disso, é uma boa ideia usar um modelo de organograma (mostrado abaixo) para apresentar a estrutura de equipe recém-formada ao restante da empresa.

2. Segmente o seu público:

Você pode adotar uma abordagem abrangente e considerar toda a força de trabalho como seu público, mas não é assim que deve funcionar.

A chave para uma comunicação eficaz é mantê-la direcionada e personalizada. É aí que a segmentação de público entra em cena.

Isso envolve dividir seu público em grupos menores, ajudando você a fornecer uma comunicação relevante e focada. Quando você adapta as mensagens aos interesses do seu público, é provável que eles estejam mais engajados e investidos no que você tem a dizer.

Você pode segmentar seus funcionários por:

  • Departamentos
  • Tempo de empresa
  • Demografia
  • Nível de ensino

Você também pode considerar a criação de personas visuais de funcionários para entendê-los melhor e fortalecer sua estratégia de comunicação interna, como esse modelo abaixo:

3. Crie um plano de conteúdo:

A sua empresa envia newsletters apenas quando há um grande anúncio a ser feito e depois desaparece por semanas?

Não há como essa “estratégia” promover o envolvimento dos funcionários, cultivar um senso de comunidade e fortalecer a cultura organizacional porque falta foco e consistência.

A resposta está na criação de um plano de conteúdo de comunicação interna e um cronograma de publicações. Ter um plano adiciona estrutura e garante que sua comunicação esteja alinhada com seus objetivos de negócios. Ele leva em consideração as principais áreas de foco do seu negócio ao criar conteúdo inclusivo.

Aqui estão alguns fatores que você pode considerar ao planejar seu conteúdo de comunicação interna:

  • Compartilhamento de atualizações de desempenho de negócios;
  •  Anunciar mudanças na empresa, como reestruturações e fusões;
  • Educar os funcionários sobre mudanças nas políticas e procedimentos;
  • Incentivar o conteúdo gerado por funcionários;
  • Anunciar novas contratações e promoções;
  • Reconhecer os funcionários de alto desempenho;
  • Execução de campanhas de reconhecimento da marca.

Você pode criar um mapa mental online como este abaixo para definir os diversos tipos de conteúdo e os respectivos canais de comunicação, e ainda designar responsáveis pela criação de cada tipo de material:

4. Use recursos visuais:

Agora que você definiu as personas do público e um plano de comunicação interna, vamos falar sobre como você pode fazer com que seus funcionários se envolvam com seu conteúdo.

Vamos ser sinceros: ninguém vai ler aquele documento de estratégia com muito texto ou um longo boletim informativo.

Uma das maneiras mais eficazes de capturar a atenção e fazer com que os funcionários leiam o conteúdo é usando recursos visuais.

A comunicação visual dá vida aos materiais de comunicação, ajudando você a envolver seu público, comunicar informações complexas, inspirar mudanças e evocar emoções.

Aqui estão algumas maneiras de incluir recursos visuais em seu plano de comunicação interna:

  • Use ícones e ilustrações para explicar conceitos técnicos;
  • Crie listas de verificação de integração para novos funcionários;
  • Crie cartazes para educar a equipe sobre as melhores práticas no local de trabalho;
  • Crie roteiros para comunicar a estratégia;
  • Use gráficos e diagramas para visualizar um plano de projeto;
  • Forneça slides de apresentação e temas para powerpoint para resumir as reuniões;
  • Crie vídeos de treinamento educacional;
  • Use diagramas de processo para comunicar mudanças e melhorias no processo.

Portanto, dê uma olhada neste divertido FAQ de integração para novos funcionários. Ele fornece informações essenciais de uma forma atraente e visualmente atraente.

5. Escolha os canais certos:

Antes de restringir seus canais de comunicação internos, é uma boa ideia fazer uma auditoria da situação atual. Por exemplo, se você estiver enviando boletins informativos por e-mail, analise as métricas de engajamento de e-mail para entender se seus funcionários estão lendo esses boletins.

Com tantas opções de canais disponíveis hoje, é importante escolher aqueles que seriam relevantes para o tamanho e a natureza da sua empresa. Embora você possa usar uma estratégia multicanal, você deve criar uma diretriz descrevendo a finalidade de cada canal.

Você também pode criar uma pesquisa para entender os canais preferidos de seus funcionários.

Aqui está uma lista de canais de comunicação interna:

  • Intranet;
  • E-mail;
  • Aplicativo móvel;
  • Sites de redes sociais internas (por exemplo, Workplace do Facebook, etc.);
  • Blogs e podcasts internos da empresa;
  • Imprimir boletins informativos;
  • Ferramentas de gerenciamento de projetos (por exemplo, Monday.com, Trello, Asana etc.);
  • Ferramentas de comunicação (por exemplo, Slack, Chanty, etc.);
  • Webcasts.

Por exemplo, você pode usar a intranet como uma plataforma para compartilhar conhecimento ao criar banners banner para enviar mensagens breves e também para conteúdos mais longos que requerem um download.

Por outro lado, você pode usar os aplicativos para distribuir as informações de forma rápida.

6. Alinhar a comunicação interna e externa:

Depois de não ter encontrado um comprador para a empresa, o Lehman Brothers enviou um comunicado à imprensa à meia-noite, anunciando sua intenção de buscar proteção contra falência. O que é horrível é que seus 25.000 funcionários ficaram sabendo disso na manhã seguinte, através da mídia.

Este é um exemplo de má comunicação interna que só leva à perda de confiança, caos e baixa moral. Por isso, é importante alinhar a comunicação interna e externa, garantindo que as mensagens sejam consistentes, claras e precisas.

Por fim, depois de estabelecer o plano de comunicação interna, trata-se de adaptar e entregar aos respectivos públicos de forma que seja relevante. A última coisa que você quer é que seus funcionários saibam o que está acontecendo em sua empresa por meio de fontes externas.

Como melhorar a comunicação interna na empresa?

Escritório de plano aberto: um dos passos mais eficazes a tomar é derrubar quaisquer barreiras para que você tenha um escritório de plano aberto. Além de facilitar a comunicação entre os funcionários, isso também cria uma atmosfera mais agradável no escritório, onde as pessoas não se sentem confinadas e isoladas umas das outras.

Política de portas abertas: adotar a política de porta aberta para o seu escritório é uma maneira de encorajar os funcionários a se aproximar do líder para conversar. Para que a comunicação seja eficiente, é importante que as pessoas sintam que podem falar facilmente com o chefe, o que pode ser difícil se você mantiver uma porta fechada.

Liderar pelo exemplo: é de responsabilidade dos gestores seguirem um caminho, pois as pessoas adotam naturalmente o estilo de trabalho que vocês usam. Isso significa que é importante certificar de que eles estão se comunicando de maneira eficaz o tempo todo, dando um feedback.

Adapte sua abordagem: quando se trata de comunicar com membros individuais da equipe, é importante perceber que todos são diferentes e que uma pessoa pode preferir um tipo de comunicação.

Mantenha a alta moral: a comunicação só será eficaz se a equipe se sentir feliz e contente no trabalho. Isso significa que você precisa identificar algumas maneiras de manter a moral do pessoal alta, de maneira contínua. Isso pode incluir:

  • Eventos da empresa;
  • Feedback positivo;
  • Comemoração de conquistas;
  • Incentivos;
  • Oportunidades de progressão, etc.

Conclusão

Na corrida para atingir as metas de negócios, otimizar as operações comerciais e fortalecer a cultura organizacional, não podemos esquecer o maior patrimônio de uma empresa: seus funcionários.

À medida que sua empresa continua a crescer, ficará mais difícil manter um fluxo de comunicação interna, mas ter uma estratégia eficaz para recorrer certamente ajudará você a fornecer uma experiência unificada e criar uma força de trabalho engajada.

Por isso, comece a implementar o plano de comunicação interna hoje mesmo!

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