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O que é e como criar uma política de home office?

Neste artigo, explicamos melhor o que é a política de HO, por que ela é importante e quais elementos precisam fazer parte dela.

O trabalho remoto já se tornou uma realidade para diversas empresas no Brasil e no mundo.

Embora já faça parte do novo normal, muitas organizações foram pegas de surpresa com a mudança, por isso, não têm uma política de home office bem estabelecida. 

Mas o que precisa ser considerado na hora de criar esse documento?

Neste artigo, explicamos melhor o que é a política de Home Office, por que ela é importante e quais elementos precisam fazer parte dela. Confira! 

O que é home office?

Antes de abordarmos a política em si, é interessante conceitualizar o que é o trabalho home office.

Trata-se da modalidade que se refere ao trabalho remoto, ou seja, o colaborador não precisa se dirigir diariamente à empresa para exercer suas atividades. 

Normalmente, como o próprio nome sugere, o trabalho é feito de casa, no entanto, isso não é uma regra.

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Basta que o colaborador tenha a infraestrutura necessária no local em que escolheu realizar sua jornada remotamente.

A principal proposta do modelo é desburocratizar a relação trabalhista, dando ao trabalhador mais flexibilidade, autonomia e senso de responsabilidade. 

Além disso, sem a necessidade de se deslocar ao trabalho e perder horas no trânsito ou no transporte público, o profissional consegue conciliar melhor sua vida pessoal e profissional, reduzindo o estresse e obtendo mais qualidade de vida. 

De acordo com uma pesquisa realizada pela Sodexo, 92% dos profissionais entrevistados afirmam que preferem manter uma rotina de trabalho remoto, mesmo após o fim do isolamento social. 

O que é uma política de home office?

Uma política de home office é um documento oficial que ajuda o RH a padronizar a rotina desse modelo de trabalho, estabelecendo regras e normas de conduta. 

Nesse sentido, o documento pode conter informações sobre:

  • Horários da jornada de trabalho e intervalos;
  • Forma como as atividades serão entregues e monitoradas;
  • Ferramentas de comunicação utilizadas oficialmente;
  • Equipamentos e ferramentas fornecidos pela empresa ao colaborador;
  • Regras de sigilo e seguranças de dados e informações;
  • Penalidades no caso de descumprimentos das regras estabelecidas na política. 

Por que é importante adotar uma política de home office?

Mulher trabalhando feliz em casa, ilustrando o bem-estar proporcionado por políticas de home office eficientes.

Uma política de home office bem estruturada funciona como um guia para orientar colaboradores, lideranças e o próprio RH nas atividades a serem feitas e também na gestão de pessoas. 

Assim, ela ajuda a evitar erros, dificuldades de comunicação e excessos de procrastinação que impactam na produtividade do time e no desempenho da organização como um todo. 

Além disso, o documento ajuda a entender, de forma clara, as responsabilidades da empresa e os deveres dos colaboradores no cumprimento da jornada, possibilitando um maior alinhamento de expectativas e dando embasamento para feedbacks e avaliações de desempenho

Quais são os direitos do trabalhador em home office?

O trabalhador em home office tem praticamente os mesmos direitos de qualquer colaborador interno, como:

  • Registro em carteira;
  • Férias;
  • 13° salário;
  • Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
  • Vale-transporte referente aos dias em que ele precisará se deslocar à empresa (no caso de trabalho híbrido);
  • Remuneração compatível com a função;
  • Benefícios corporativos oferecidos aos demais colaboradores ou estabelecidos pela convenção coletiva. 

Além dos direitos coletivos, a empresa deve fornecer aos colaboradores em trabalho remoto as ferramentas necessárias para que ele exerça sua função.

Essa medida deve estar prevista em contrato e é importante para que o profissional não precise arcar com despesas que são originalmente do empregador. 

Ainda, o contrato de trabalho também pode determinar uma ajuda de custo da empresa para que o profissional banque serviços como energia elétrica, internet e telefone, que são essenciais para a realização de suas atividades. 

Como montar uma política de home office?

É importante que a política de home office seja feita de forma clara e objetiva, com todas as orientações necessárias para conduzir os contratos vigentes e as novas contratações nessa modalidade.

Na hora de estabelecê-la, é importante considerar alguns fatores.

A seguir, listamos os principais pontos:

Determine os equipamentos que serão fornecidos

A lei nº 13.467, que regulamenta o trabalho remoto, determina que a empresa deve fornecer ao colaborador os equipamentos necessários para a execução das atividades.

Dessa forma, é importante estabelecer na política quais são as ferramentas necessárias para cada função e como será feito esse fornecimento. 

Aqui, é importante expressar quais equipamentos serão fornecidos, desde computadores a softwares, e também como se fará o reembolso das despesas arcadas pelo empregado.

Garanta a ergonomia e a saúde física do trabalhador

Cabe ao RH cuidar da saúde física dos colaboradores no exercício da função. Por isso, mesmo que o trabalho seja feito de casa, é preciso garantir que as regras de ergonomia estão sendo seguidas. 

Esse item deve constar na política de home office e a empresa precisa analisar a estrutura do posto de trabalho do profissional para, caso necessário, fornecer equipamentos e instrumentos para garantir a saúde dele.

Priorize a segurança de informações

Outro ponto que deve constar na política de home office diz respeito ao tratamento e à segurança de informações da empresa.

Deve-se instruir os colaboradores sobre os acessos e os cuidados no compartilhamento de dados.

Além disso, é importante utilizar ferramentas criptografadas, antivírus e páginas seguras para evitar o vazamento de informações. 

Alinhe expectativas e objetivos

Outro ponto que é válido incluir na política são os objetivos e motivações pelos quais a empresa está adotando o regime home office.

Entender esse propósito vai ajudar a organização a alinhar expectativas e monitorar indicadores, para perceber se a estratégia está alcançando as metas desejadas. 

Alguns objetivos que podem embasar essa decisão são:

  • Reduzir custos com espaços físicos;
  • Proporcionar mais flexibilidade e autonomia aos profissionais;
  • Possibilitar a contratação de talentos qualificados, independentemente da localidade;
  • Reduzir o estresse e melhorar a motivação e a satisfação dos colaboradores. 

Defina os canais de comunicação interna

É importante ter canais oficiais de comunicação com quem está trabalhando de casa, para que as informações não se percam e não tenham ruídos.

Para tanto, os colaboradores devem ter um canal eficiente para falarem com seus gestores sempre que precisarem, mantendo a rotina mesmo à distância. 

Mas além de definir os meios de comunicação, é ideal estabelecer uma rotina de reuniões online e detalhar os horários em que os profissionais e líderes devem estar à disposição para atender seus pares. 

Estabeleça indicadores de performance

Já falamos sobre a importância de definir objetivos para o trabalho home office. Mas é preciso, também, escolher e acompanhar indicadores que ajudem o RH a identificar o sucesso da estratégia. 

Se a ideia é aumentar a satisfação, por exemplo, é interessante acompanhar indicadores como índice de retenção, absenteísmo, clima organizacional, índice de produtividade, entre outros. 

Estabeleça a jornada de trabalho

Esse é um ponto que, muitas vezes, é esquecido e acaba gerando problemas de comunicação. Logo, é fundamental determinar os horários de início e término das jornadas de trabalho, assim como os intervalos. 

Lembre-se que a gestão não estará no mesmo ambiente que o colaborador, por isso, ela precisa saber se pode ou não contar com ele em determinado horário.

Estabelecer uma política clara e realizar o controle de horários ajuda, também, a identificar faltas e atrasos. 

Formalize todas as regras em um documento

Por fim, depois de levantar todos os tópicos necessários, é preciso formalizar as informações centralizando-as em um único documento. 

Deve-se disponibilizar esse documento para colaboradores e gestores, informando a todos os envolvidos sobre as regras e boas práticas necessárias para que o trabalho home office alcance os resultados esperados.

Entenda que a política home office não é algo imutável. Como essa modalidade de trabalho ainda é novidade para muitas companhias, é comum que algumas diretrizes precisem ser alteradas no meio do caminho.

Por isso, não tenha medo de realizar ajustes sempre que necessário e não se esqueça de reforçar a política com os colaboradores periodicamente. 

Planejamento de políticas de home office, destacando a organização do trabalho remoto.

Como fazer um controle de jornada de trabalho home office?

Mesmo que os colaboradores não estejam trabalhando presencialmente na empresa, o RH deve adotar ferramentas que permitam controlar a rotina do dia a dia e o cumprimento das tarefas no prazo. 

Esse controle é necessário para o fechamento da folha de pagamento e também para avaliar o desempenho do time, propondo ações de desenvolvimento e garantindo uma melhoria contínua. 

Para acompanhar a jornada, é possível utilizar sistemas de controle de ponto digitais, como o Tangerino, uma ferramenta simples que ajuda a otimizar a gestão.

A tecnologia também pode auxiliar na gestão de tarefas do dia a dia, por meio de ferramentas de produtividade, como o Trello e o Slack. 

Concluindo, criar uma política de home office é uma tarefa importante para garantir a gestão remota dos colaboradores e estabelecer regras e diretrizes que tornarão o trabalho mais produtivo. 

Na hora de formalizar o documento, lembre-se de incluir fatores importantes como direitos e deveres dos profissionais, jornada de trabalho, canais de comunicação, entre outros. 

Quais são as regras para trabalho home office?

Diretrizes estabelecidas para o trabalho home office asseguram a eficiência e produtividade em um ambiente de trabalho remoto.

Estas regras geralmente incluem a definição de horários de trabalho regulares para garantir disponibilidade e sincronia entre os membros da equipe, diretrizes claras sobre comunicação e uso de ferramentas e plataformas digitais, e políticas de segurança da informação para proteger dados e informações confidenciais da empresa. 

Além disso, é comum estabelecer expectativas quanto à criação de um ambiente de trabalho adequado em casa, que promova ergonomia e concentração.

As regras também podem abordar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal, incentivando os funcionários a manterem uma rotina saudável e a evitar o excesso de trabalho.

Veja também:

Home office: qual a melhor internet para trabalhar desde casa?

O IP dinâmico é importante porque é ele quem aumentará a segurança do seu computador. Geralmente as operadoras ofertam IP dinâmico nos pacotes de internet, podendo ser IP Fixo ou Estático. No caso de empresas o mais recomendável é que contratem a internet com um IP Fixo.

Agora se você precisa enviar ou baixar arquivos que são muito pesados, faz muitas reuniões com clientes, talvez a opção mais vantajosa seria contratar um plano de internet com alta velocidade e que use a tecnologia de fibra óptica, assim a conexão será mais estável.

Antes de saber qual é a melhor internet para trabalhar desde casa saiba qual é o seu perfil como trabalhador.

Perfis de usuários de internet banda larga

Perfil Básico

Se você faz uso da internet para checar um email, o plano ideal para você seria aquele com velocidade de internet baixa de até 15 – 20 mega. Normalmente são pacotes mais econômicos.

Perfil Intermediário

Este tipo de perfil precisa de maior velocidade de conexão de até 100 mega, por exemplo, para que seja possível fazer downloads e uploads sem que exista algum tipo de interferência. Se você é programador, informático ou design por exemplo você estaria neste grupo.

Perfil Avançado

É para quem realmente precisa de uma internet ultra rápida, para conferências com outros países, gaming, etc. Para este perfil os planos de 300 a 500 Mega são os mais recomendados.

Executivo utilizando tecnologia para gerir políticas de home office.

Melhores planos de internet

Agora que você já sabe em qual grupo de perfil de usuário você está, confira os diferentes planos de internet oferecidos pelas operadoras de telecomunicações.

Sky Prime 25 Mega

  • Até 25 Mega de internet
  • Wifi Grátis
  • De 1 a 2 dispositivos conectados

Claro 120 Mega

  • Até 120 Mega de internet
  • Wifi grátis
  • De 4 a 7 dispositivos conectados

Vivo 300 Mega

  • Até 300 Mega de internet
  • Wifi grátis
  • De 8 a 10 dispositivos conectados

TIM 500 Mega

  • Até 500 Mega de internet
  • Wifi grátis
  • De 10 a 12 dispositivos conectados

O que diz a lei sobre home office?

É bom que se deixe bem claro que o teletrabalhador, o profissional que exerce suas atividades remotamente, não tem menos direitos que os demais que trabalham no regime presencial.

A advogada ressalta que a atividade em home office ou híbrida (alternada entre remoto e presencial) deve ser formalizada em contrato, como consta na CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).

“No artigo 75-C está disposto que devem constar em contrato as atividades a serem realizadas pelo funcionário; a quem se refere a responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto ou home office, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado”.

“Também está previsto que o colaborador pode ir para empresa vez ou outra, sem descaracterizar o regime de teletrabalho. O empregador pode exigir que o teletrabalho seja encerrado e que o empregado retorne para o regime presencial. 

O prazo para transição de trabalho remoto ou na hipótese de retorno para trabalho presencial será de 15 dias com necessidade de aditivo contratual. A observância dos requisitos legais é fundamental para prevenir demanda trabalhista”.

Evitando os excessos no trabalho remoto ou home office

A advogada e palestrante faz uma ressalta: o trabalho remoto ou home office está passível sofrer excessos.

“É comum que muitos se envolvam ainda mais com as atividades profissionais, muitas vezes assumindo um tempo de dedicação fora do habitual determinado em contrato.

Muitas empresas, por entenderem que o colaborador não está em deslocamento, podem chamar esse profissional em horários que estão fora de um horário estabelecido.

É importante lembrar que o home office precisa ser bem administrado e compreendido dentro de suas regras, assim como o trabalho presencial”.

Para a advogada, a lei que protege o profissional é sempre a CLT, sendo o parâmetro que a empresa deve seguir sempre que tiver dúvidas.

Políticas de Home office: Como avaliar e recrutar para vagas à distância

Para exercer atividades à distância, empresas e funcionários precisam estar alinhados com os deveres e posturas que esse modelo de trabalho exige.

É necessário também que os candidatos possuam capacidade de autogerenciamento e de policiamento com certos costumes. 

Esses pontos cruciais, que antes não eram prioritários para os recrutadores, hoje devem estar no topo da lista de perguntas realizadas aos candidatos durante a entrevista.

Profissionais avaliando políticas de home office.

Abaixo, compartilho dicas valiosas para os gestores entenderem a familiaridade do candidato em relação ao home office.

1. Como você organiza o seu dia?

Neste momento, o recrutador irá analisar a concentração do candidato e em qual período do dia ele trabalha melhor.

A intenção é descobrir se ele apresenta maior produtividade durante a jornada de trabalho que pretende destiná-lo. 

Equipes remotas podem ser compostas por pessoas que trabalham em turnos diferentes e estão localizadas em qualquer lugar do mundo, dependendo das necessidades da empresa.

Se o resultado do trabalho para a companhia for mais importante que a jornada do trabalho fixa, vale colocar horários flexíveis como benefício.

2. Quais ferramentas de comunicação você utiliza e em quais situações?

Quando se trabalha com uma equipe remota, não há chance de conversar rapidamente entre uma reunião e outra tomando um café e muito menos acompanhar as novidades sobre um projeto durante o trajeto do elevador até o escritório. 

Por isso, a comunicação virtual será totalmente fundamental e deve ser a mais clara possível.

Nesse contexto, é necessário perguntar quais tipos de ferramentas de comunicação e software de projetos o candidato domina e prefere usar para entender a sua familiaridade em relação às soluções utilizadas pela empresa.

3. O que significa para você trabalhar remotamente?

Muitas pessoas optam pelo trabalho remoto por conta da flexibilidade, outras são sujeitas a esse regime por uma questão de necessidade, como é o caso atual de milhares de empresas devido a pandemia. 

Ao realizar essa pergunta, avalie na resposta a estrutura que o candidato reserva para o trabalho remoto e como organiza a sua  rotina.

4. O que você precisa em seu espaço físico de trabalho para ser bem sucedido?

Analise o quanto o candidato está ciente do que trabalhar remotamente pode significar, além de entender quais são os itens essenciais que precisa para desenvolver um bom trabalho.

Também busque conhecer se há algum equipamento que a empresa precisa fornecer para tornar o trabalho ainda mais eficiente.

5. Como você lida com seu calendário e agenda?

Perguntas do tipo: Que aplicativos e sistemas você utiliza? Como você organiza seu calendário? Você tem um calendário aberto que todos possam ver?

Acredite ou não, a logística de como o candidato organiza sua vida profissional é crucial em um trabalho remoto e esse deverá ser um fator determinante para a sua entrada na equipe.

6. Como você prioriza suas tarefas?

A capacidade de priorizar pode ser o sucesso ou a tragédia de um trabalho remoto. O cronograma pode ficar sobrecarregado sem que ninguém perceba quando todos estão fora do escritório. 

Com a pergunta, é possível verificar as estratégias do candidato para evitar esse tipo de situação e como agiria para informar seus colegas de trabalho e até mesmo o seu gestor.

Além de não desorganizar o cronograma, a ideia é conhecer a visão do candidato em momentos turbulentos.

Saiba mais: Não deixe de conferir nosso curso 100% gratuito sobre Legislação e Jornada de Trabalho: passo a passo para o DP e faça um mergulho profundo na interseção entre gestão da jornada laboral e a legislação trabalhista.

Quais as vantagens do trabalho remoto para a sua empresa?

Não são somente os donos de empresas que são favorecidos nesse modelo de trabalho, mas também os funcionários, o que o torna mais atrativo. Quer saber quais são as vantagens? Confira: 

Praticidade

Essa praticidade possibilita ao funcionário que trabalha remotamente organizar o seu horário de trabalho, bem como as suas tarefas e suas entregas.

Isso pode parecer duvidoso para alguns devido a organização e dedicação, mas se mostrou eficaz. 

Isto se considerarmos a motivação do funcionário pela flexibilidade e por não precisar se deslocar até o trabalho presencial.

Quanto à comunicação, também pode ser favorecida pela tecnologia, desde que se utilizem as ferramentas certas para o gerenciamento de equipe.

E por fim, não poderia faltar a praticidade por não precisar de deslocar até o trabalho presencial durante o período trabalhado. 

Não há barreiras geográficas

Você não precisa mais considerar as barreiras geográficas na hora de contratar bons funcionários para a sua empresa.

Uma das maiores preocupações de um empresário que precisa gerenciar uma empresa é a escolha de bons funcionários para garantir bons serviços e um crescimento escalável da empresa. 

Empresas que utilizam essa abordagem podem contratar pessoas presentes no mundo todo! Ou seja, pode escolher para a sua empresa os melhores profissionais do mercado, visando o sucesso do negócio. 

Redução de custos

Utilizar o trabalho remoto pode oferecer grandes vantagens para o empresário, pois elimina a necessidade de incluir transporte no pagamento, visto que o profissional pode trabalhar de casa.

Além disso, você pode reduzir os custos de investimentos em equipamentos ou até mesmo nas contas da empresa, visto que os funcionários não precisam trabalhar de forma presencial.

Colaboradores mais independentes

A partir do momento que você fez um bom gerenciamento do trabalho remoto, cabe à sua equipe executar as tarefas que foram designadas e entregá-las no prazo. Sendo assim, o profissional atua com independência em seu trabalho, o que muda totalmente aquele clima de cobrança, o que é favorável para ele para a empresa.

Conclusão

A implementação efetiva de políticas de home office representa um passo fundamental para o sucesso empresarial na era digital.

Estabelecer diretrizes claras, comunicar as expectativas e fornecer os recursos necessários não só garante a produtividade e eficiência dos colaboradores, mas também promove um ambiente de trabalho flexível e adaptável.

Ao adaptar-se às novas realidades do trabalho remoto, as empresas não apenas respondem às demandas atuais, mas também se posicionam estrategicamente para o futuro, demonstrando agilidade e inovação no gerenciamento de sua força de trabalho.

desenvolvimento e treinamento de pessoas
Formado em Estatística pela Universidade Federal de Minas Gerais e com Especialização em Design Thinking pela University of California e formação em Inovação, também com formação em Empreendedorismo pela Stanford University. Conta com visão estratégica e experiência profissional em tecnologia e gestão de produtos. É o único brasileiro a figurar na ‘Top 50 CEOS de SaaS 2022’. Organizada pela Software Report, a lista reconhece os líderes de empresas mais transformadoras e impactantes do setor.
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