Um elemento fundamental para promover bons relacionamentos e sentimento de pertencimento nas equipes, a comunicação eficaz torna os funcionários mais engajadas e produtivos.
Somos criaturas sociais por natureza, e comunicar-nos com os outros é algo natural. Em algumas ocasiões, no entanto, as coisas ficam mais complexas.
Dentro de uma organização, as pessoas às vezes se sentem isoladas e sobrecarregadas com uma estrutura departamental confusa. Elas acham difícil se encaixar e saber a quem recorrer em caso de dúvidas ou sugestões. Em tais situações, tendemos a deixar passar e ficar em silêncio. Isso pode ser um problema para as empresas, uma vez que uma força de trabalho engajada e motivada é a força vital de qualquer organização.
Neste artigo, compartilhamos várias dicas práticas para favorecer a comunicação eficaz para aumentar a confiança e a produtividade na sua empresa.
Dando voz a todos
A comunicação eficaz com os funcionários vai muito além de manter as equipes atualizadas sobre metas e tarefas, envolvendo um ambiente amigável onde todos têm voz e são incentivados a compartilhar ideias, sentimentos e novas maneiras de fazer as coisas.
Quando os funcionários sabem que sua voz é ouvida, eles se sentem mais motivados e capacitados, o que leva a uma maior retenção de talentos, criatividade, proatividade e crescimento pessoal.
Existem muitas maneiras de dar voz aos seus funcionários. Vamos ver algumas delas.
Comunicação vertical vs. comunicação bilateral
No passado, as pessoas estavam acostumadas a apenas receber informações e guardar seus pensamentos para si mesmas, mas não mais. Hoje em dia, todos podem compartilhar, comentar e criar conteúdo, e não estamos mais acostumados a ser apenas receptores, mas também emissores. Então, por que no local de trabalho deveria ser diferente?
Se você quer engajar sua equipe, a primeira coisa é desenvolver uma política de comunicação aberta e colocá-la em prática. Por exemplo, se você não tem uma cultura de feedback, é hora de espalhar que você está disposto a ouvir o que suas equipes têm a dizer e envolver todos.
Veja a seguir algumas maneiras de fazer isso de forma simples e eficiente.
Pesquisas de funcionários
Criar pesquisas com funcionários é uma abordagem mais tradicional e altamente eficiente para dar voz a todos e obter informações valiosas sobre os aspectos essenciais da organização.
Ao contrário das avaliações de desempenho e autoavaliações de desempenho, que estão relacionadas a assuntos cotidianos, as pesquisas com funcionários dão a oportunidade de pensar e expressar sentimentos sobre questões abrangentes. Além disso, as pesquisas são uma forma confortável de fornecer feedback sobre os aspectos essenciais de uma organização.
E se você quiser garantir um feedback honesto e adicionar uma dose extra de incentivo, considere pedir diretamente e garantir o anonimato das respostas, pois algumas pessoas podem ficar tímidas ou com medo de escrever certas opiniões. Nesse caso, pergunte qual é o departamento delas, para que você possa identificar qual setor precisa de melhorias, por exemplo.
Uma pesquisa de funcionários é, de certa forma, como uma pesquisa de clientes, mas direcionada ao público interno. Portanto, a primeira etapa ao decidir quais perguntas você fará é ter em mente que funcionários satisfeitos levam a clientes satisfeitos.
Faça as perguntas certas
Mantenha sua pesquisa com funcionários o mais breve possível. Fazer muitas perguntas pode incomodar seus funcionários, e as respostas certamente não serão tão boas quanto se você limitar sua pesquisa a cerca de 10 perguntas. Portanto, considere conduzir pesquisas menores regularmente, em vez de uma pesquisa extensa uma vez por ano.
As perguntas devem se concentrar em identificar problemas, encontrar pontos de melhoria e permitir que os funcionários digam o que acham que sua empresa poderia melhorar em termos de gestão de pessoas, ambiente de trabalho, bem-estar e muito mais.
Ao criar uma pesquisa de funcionários, uma boa prática é dividi-la em quatro seções, como crescimento pessoal, ambiente de trabalho, eficiência da gestão e assuntos gerais sobre a empresa. Isso o ajudará a organizar sua pesquisa e criar um mapa conceitual para fazer um brainstorming de perguntas, como este modelo abaixo:
Comunicação visual
Contar com recursos visuais é uma ótima maneira de desenvolver uma comunicação efetiva, clara e envolvente. E se você usar templates para isso, melhor ainda, pois irá fornecer aos seus funcionários um conteúdo padronizado e personalizável para compartilhar ideias, dicas, módulos de microlearning, feedbacks, autoavaliações, por exemplo.
Além disso, os gerentes podem usar recursos visuais como o infográfico abaixo para informar, compartilhar políticas e procedimentos em torno das tarefas de forma clara e memorável.
Os recursos visuais podem impulsionar as newsletters internas, apresentações, eventos virtuais e webinars. O uso de um infográfico de fluxograma, por exemplo, facilita a comunicação de instruções relacionadas às tarefas, procedimentos e responsáveis por cada atividade.
Os fluxogramas também são uma ferramenta útil para padronizar processos e ajudar seus funcionários a se adaptarem às mudanças, pois fornecem guias visuais passo a passo e de tomada de decisão fáceis de entender, como este exemplo abaixo:
Descreva claramente expectativas e objetivos
Ter metas e prazos claros ajuda a manter as equipes livres de mal-entendidos. Expectativas mais transparentes diminuem falhas de comunicação e, como resultado, os funcionários ficam mais focados em suas tarefas, menos estressados e não se sentem pressionados ao enfrentar uma avaliação de desempenho.
Definir metas é ainda mais importante quando gerentes e funcionários discutem e concordam com as expectativas definidas. As pessoas tendem a ficar motivadas quando são responsáveis pela criação das suas próprias metas. Isso também garante que você esteja estabelecendo marcos realistas e torne os funcionários responsáveis por seus objetivos.
Uma boa prática é manter uma lista de metas para ajudar as equipes a organizar seu fluxo de trabalho. Para fornecer uma checklist de prioridades, considere a criação de listas de verificação diárias e semanais, pois são ótimos lembretes e ferramentas fáceis de seguir.
Conclusão
A comunicação eficaz com os funcionários leva a uma maior produtividade e harmonia no local de trabalho. Além disso, quando você atinge um fluxo de comunicação eficiente, os funcionários se sentem mais valorizados, o que, entre outras coisas, aumenta o moral da equipe e a retenção de talentos.
