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Reunião com os Colaboradores – Porque fazê-las?

A
cultura dentro de muitas empresas tem impedido os
Gestores de realizar reuniões com os seus colaboradores. Assim, vemos
relacionamentos se deteriorando pela falta de diálogo e da ausência da troca de
ideias e exposição de pensamentos, tão salutar para a manutenção de um ambiente
integrado onde todos devem se sentir responsáveis pelos resultados apresentados
pela empresa.

As
reuniões, muitas vezes quando mal dirigidas, podem se tornar um momento em que
as pessoas ficam magoadas e desmotivadas. Por isso é importante saber como
realiza-las, tendo sempre como objetivo principal o crescimento da empresa e
sua manutenção no mercado.

Apresento
a seguir, algumas dicas para a realização de uma reunião de sucesso:

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1 – TENHA FOCO
– Antes de realizar a reunião é preciso saber o que vai ser dito. Por isso, o GESTOR
deve elaborar uma agenda com os tópicos que serão discutidos. Prepare-se para
abordar com clareza e objetividade sobre os tópicos agendados – tenha todas as
informações necessárias a uma boa explanação.

2 – RESULTADOS
– tenha em mente quais resultados espera alcançar na reunião. Você precisa
saber muito bem qual é o objetivo da reunião para direcionar melhor a
participação de todos.

3 – COMUNICAÇÃO E COMPROMETIMENTO
– Faça a comunicação aos seus colaboradores sobre a realização da reunião com,
no mínimo, uma semana de antecedência, listando os assuntos a serem abordados.
Coloque nesta comunicação o nome de todos que irão participar e solicite que
assinem este documento. Uma cópia deve ser colocada no quadro de avisos dos
colaboradores.

4 – PERIODICIDADE
– As reuniões devem acontecer, no mínimo, uma vez por mês.

5 – TIPOS DE REUNIÃO:

A)    INFORMATIVA
visa munir todos os colaboradores com informações sobre o mercado em que atua a
empresa, as inovações e mudanças que estão ocorrendo na área de cada
profissional e suas consequências.

B)    PARA MUDANÇAS DENTRO DA EMPRESA
– quando o gestor decide realizar mudanças estratégicas na empresa, trazendo
novas tecnologias ou produtos, determinando promoções, parcerias e descontos.
Nesta reunião, as decisões já estão alinhavadas. Os colaboradores poderão
opinar, para uma decisão final.

C)    PARA RESOLVER PROBLEMAS ORIUNDOS DA
COLETIVIDADE
– alguns problemas são observados durante o
expediente e a sua constância deve ser alvo de reunião para que todos fiquem
cientes da gravidade ou das consequências das ações adotadas por alguns
colaboradores e não aprovadas pela empresa. Nesta reunião deve-se ler o Manual
de Conduta da empresa. Se esta não possuir o Manual é uma excelente
oportunidade para cria-lo junto com os colaboradores.

D)   
MOTIVACIONAL – para estabelecer
metas e demonstrar resultados. Para premiar os destaques e reconhecer os que
estão no caminho certo. Tome cuidado para jamais criticar ou menosprezar
colaboradores em uma reunião. O feedback deve ser dado a uma equipe, nunca a um
colaborador somente.

E)   
CONFRATERNIZAÇÃO – para comemorar
aniversários dos colaboradores ou da empresa, para confraternizar durante
algumas datas festivas do ano: Natal e Ano Novo. Mesmo com uma conotação mais
informal, o gestor deve dizer algumas palavras de incentivo e agradecimento aos
colaboradores.

6 –  A REUNIÃO – Comece a reunião na hora
marcada e termine dentro do tempo determinado para a sua realização. A reunião
deve ter duração entre 60  e 90 minutos,
evitando ser cansativa. A leitura de um breve texto ou exibição de filme para
reflexão na abertura faz com que as pessoas se sensibilizem para ouvir e opinar
a respeito dos assuntos a serem discutidos.  Mantenha a liderança da reunião, seguindo a
agenda proposta. Não permita que nenhum novo tópico atrapalhe. Respeite o tempo
das pessoas presentes. Solicite a participação de todos, fazendo com que
expressem opiniões sobre os assuntos abordados.

Para que todos
se sintam à vontade, utilize uma linguagem de fácil entendimento. Lembre-se que
a sua empresa possui um quadro de pessoas com diferentes graus de escolaridade.
Reúna, no máximo, 20 pessoas  quando
tratar de assuntos em que todos poderão opinar. Se for preciso, marque uma nova
reunião para dar continuidade a primeira, mas não se estenda. Anote as críticas
e opiniões e não deixe essas questões sem resposta. Verifique cada situação
para responder na hora ou em outro momento mais oportuno.

Anote tudo o que
for dito e decidido. Faça uma Ata da reunião e fixe-a no quadro de aviso dos
colaboradores. Assim, todos perceberão o comprometimento da Gestão com o bom
funcionamento da empresa e com os colaboradores.

7 – DEPOIS
DA REUNIÃO
– Determine as
diretrizes a serem estabelecidas, analisando a opinião dos seus colaboradores.
Distribua tarefas para que todos se sintam responsáveis. Estabeleça o que cada
um irá fazer e o prazo para a realização. A comunicação com os colaboradores é
importante. Crie a cultura de comunicar-se com eles por e-mail como forma de
manter as pessoas atualizadas sobre o andamento dos próximos passos.

Por: Maria De

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