logo svg rh portal
Pesquisar
Close this search box.
Início > Rotina da folha de pagamento: o que é e como organizar?

Sumário

Rotina da folha de pagamento: o que é e como organizar?

Tire todas as suas dúvidas sobre como organizar a rotina e garantir os melhores resultados!

O processo para execução da rotina da folha de pagamento tem fator importante junto ao departamento pessoal, em razão da riqueza técnica que existe para transformar todas as informações do empregado e da empresa em um produto final que é a própria folha de pagamento.

Para esclarecer algumas dúvidas sobre o assunto, hoje falaremos sobre ele em nosso texto.

Então, continue a leitura e confira!

O que é uma folha de pagamento?

folha de pagamento, por sua vez, tem função operacional, contábil e fiscal, devendo ser constituída com base em todas as ocorrências mensais do empregado. É a descrição dos fatos que envolveram a relação de trabalho, de maneira simples e transparente, transformado em fatores numéricos, através de códigos, quantidade, referências, percentagens e valores, em resultados que formarão a folha de pagamento

O recibo de pagamento de cada empregado é a parcela que contribuirá com a formação da rotina da folha de pagamento. Será ele constituído de vencimentos, descontos, demonstração da base de cálculo de INSS, IRRF e FGTS, bem como seus respectivos descontos, e o seu resultado como valor líquido que o empregado receberá.

Como funciona o processo de folha de pagamento?

O processo de folha de pagamento envolve o cálculo e a distribuição dos salários dos funcionários de uma empresa. Ele inclui etapas como coleta de informações de horas trabalhadas, cálculo de salários, deduções de impostos, contribuições previdenciárias e outros descontos. Depois, os valores líquidos são distribuídos aos funcionários. Esse processo também inclui o cumprimento de regulamentações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, além de manter registros precisos para auditorias e relatórios. Aliás, é comum que sistemas de software especializados sejam usados para automatizar e facilitar essas tarefas.

Saiba mais:

Eventos que incidem na folha de pagamento

Podemos admitir que alguns eventos de vencimentos ocorrem com mais freqüência:

  • Salário: é o valor fixo ou variável, sua forma de cálculo pode ser por hora (quantidade de horas por dia vezes os dias trabalhados no mês, acrescidos de DSR), diário (quantidade de dias vezes os dias trabalhados no mês, acrescidos de DSR),ou mensal (será o valor acertado para o mês, independente da quantidade de dias do mês, já está incluso o DSR).
  • Adicional Noturno: percentagem de no mínimo 20% acrescida à jornada de trabalho contratual desempenhada entre 22h00 e 05h00, considerando o salário base como forma de cálculo. Assim, a proporção de horas entre 22h00 e 05h00 deve sofrer o acréscimo, integrando o salário para todos os fins legais.
  • Insalubridade: é um adicional instituído conforme o grau de risco existente na empresa e exercido pela função do empregado, podendo variar entre 10% (mínimo), 20% (médio) e 40% (máximo) sobre salário mínimo. Normalmente é determinado pelo médico do trabalho (PCMSO), com o acompanhamento de tabelas do Ministério do Trabalho, após avaliação das condições de risco que a saúde do empregado encontra-se exposta, integrando o salário para todos os fins legais.

Outros eventos

rotina da folha de pagamento
  • Periculosidade: também é um adicional, porém específicos para funções de inflamáveis ou explosivos. Sua percentagem é de 30% sobre o salário base, também acompanhado pelo médico do trabalho (PCMSO), integrando o salário para todos os fins legais.
  • Comissão: pode ser valor ou percentagem. (vide remuneração)
  • Horas Extras: hora extra, hora suplementar ou hora extraordinária representa todo o período de trabalhado excedente à jornada contratualmente acordada. Assim, podemos admitir que antes do início, durante o intervalo ou após o fim da jornada, estando o empregado exercendo trabalho ou estando à disposição do empregador, configura-se hora extra. (fundamento e forma de calcular)
  • Descanso Semanal Remunerado (DSR): trata-se do valor pago para horas extras, comissão ou adicionais que ainda não receberam computação do descanso. Sua forma de cálculo tem interpretação como a somatória dos dias úteis, inclusive o sábado, dividido pelos domingos e feriados no mês, por exemplo (horas extras / 26 * 4 = DSR).
  • Salário Família: valor fixo devido ao empregado que tiver dependente menor de 14 (quatorze) anos de idade ou nos casos específicos determinados pela previdência social. Esse valor fixo vem da Previdência Social, com base no limite da faixa inicial de 7,65% de contribuição inicial do INSS (vide tabela de INSS).

Assim como os vencimentos do trabalhador, se destacam nos descontos:

Faltas dias

São os dias que efetivamente o empregado não compareceu e não houve nenhuma forma que autorizasse o pagamento. Esses dias servem para dedução da base de cálculo do INSS, IRRF e FGTS, também prejudicam no escalonamento das férias e 13º salário, podendo sofrer o desconto dos feriados e domingos em razão da falta (vide jornada de trabalho).

Atrasos horas

Essas horas são as que efetivamente o empregado não compareceu e não houve nenhuma forma que autorizasse o pagamento. Essas horas tem utilização para dedução da base de cálculo do INSS, IRRF e FGTS, também pode acarretar o desconto dos feriados e domingos em razão do descumprimento da jornada diária (vide jornada de trabalho).

Vale refeição

É muito comum encontrar empresas que forneçam o vale refeição ao empregado, representando tal procedimento um benefício concedido pelo empregador, pois não há lei que obrigue a tal prática, salvo existindo acordo ou convenção coletiva, seu desconto é limitado por lei a 20% do valor entregue.

Vale transporte

É um benefício entregue por força de lei, do valor entregue ao empregado, o empregador pode descontar no máximo 6% do salário base, isso se o valor entregue for maior, caso contrário, descontar o valor entregue. Exemplo: salário R$ 600,00, valor gasto com vale transporte R$ 80,00, 6% do salário R$ 36,00, valor de desconto R$ 36,00.

Desconto de DSR

Ocorre a perda do descanso semanal remunerado quando o empregado não cumpre sua jornada de trabalho integralmente, dessa forma o empregador pode descontar o domingo ou feriado da semana.

Adiantamento salarial

adiantamento olha de pagamento

Comum acordos ou normas coletivas determinarem percentual de adiantamento do salário, dessa forma terá desconto no momento do pagamento.

Contribuição sindical

É devida pelo empregado a contribuição de 01 dia de trabalho no exercício anual de sua atividade, normalmente ocorre o desconto em março de cada ano, porém caso não tenha recebido desconto deverá ocorrer no mês seguinte à admissão.

Contribuição previdenciária

Todo empregado sofre com a contribuição compulsória instituída pelo sistema previdenciário do Brasil, segue escalonamento com base na tabela divulgada pela Previdência Social. Sua base de cálculo depende do evento que comporá a remuneração. Dessa forma, o valor descontado tem recolhimento aos cofres públicos da União, através da guia GPS, no dia 02 do mês seguinte de referência da folha de pagamento. (vide tabela de INSS).

Imposto de renda

Desconto compulsório determinado pelo Governo sobre o rendimento assalariado, depende do evento pago no recibo de pagamento; após o desconto, o valor chega aos cofres públicos da União no terceiro dia útil da semana seguinte ao pagamento, através da guia DARF. (vide tabela de IRRF)

Não sendo os descontos provenientes de amparo legal, é importante solicitar a autorização do empregado para participar do benefício e consequentemente do desconto.

Aprenda mais. Faça nosso curso gratuito Jornada do DP – Departamento pessoal de A a Z e domine a rotina de ponta a ponta!

Como organizar a rotina da folha de pagamento?

folha de pagamento

Depois de falar um pouco sobre o assunto, queremos mostrar como organizar a rotina da folha de pagamento.

Para isso, alguns passos devem acontecer, como:

1 – Coleta de dados: obtenha informações precisas sobre horas trabalhadas, salários, bônus e benefícios

2 – Cálculos de salários: calcule os valores brutos com base nas informações coletadas.

3 – Deduções e impostos: aplique deduções legais, impostos e contribuições previdenciárias.

4 – Benefícios e bônus: inclua benefícios e bônus adicionais no cálculo, se aplicável.

5 – Pagamentos líquidos: calcule os valores líquidos pagos aos funcionários.

6 – Documentação legal: mantenha registros precisos para conformidade com normas fiscais e trabalhistas.

7 – Processamento eletrônico: utilize sistemas de software para automatizar e facilitar o processo.

8 – Distribuição: efetue os pagamentos aos funcionários de acordo com os métodos escolhidos (depósito direto, cheque, etc.).

9 – Arquivamento: arquive documentos e registros para referência futura e conformidade com auditorias.

10 – Atualizações regulares: mantenha-se atualizado com as mudanças nas leis trabalhistas e fiscais para garantir conformidade contínua.

Conclusão

Por fim, como você viu ao longo do texto a folha de pagamento é crucial para empresas e funcionários, garantindo o pagamento preciso e o cumprimento das obrigações legais. Além de ser uma obrigação, sua gestão eficiente contribui para a satisfação dos colaboradores e para a conformidade com normas trabalhistas e fiscais.

Aliás, a folha de pagamento desempenha um papel essencial na relação entre empregadores e funcionários. Ela garante pontos importantes como:

  • Conformidade legal: manter uma rotina da folha de pagamento precisa é fundamental para cumprir regulamentações trabalhistas e fiscais. Isso inclui o recolhimento correto de impostos, contribuições previdenciárias e o respeito aos direitos trabalhistas;
  • Transparência e confiança: uma folha de pagamento transparente contribui para a confiança dos funcionários. Afinal, eles precisam entender o cálculo seus salários e compreender os descontos efetuados;
  • Motivação e retenção: o pagamento pontual e preciso é um fator motivacional para os colaboradores. Também está ligado à retenção de talentos, pois colaboradores satisfeitos são mais propensos a permanecer na empresa;
  • Tomada de decisões financeiras: a rotina da folha de pagamento fornece insights valiosos para a gestão financeira da empresa. Desse modo, ajuda a entender os custos com pessoal, analisar orçamentos e planejar estratégias de crescimento.

Ou seja, a folha de pagamento é mais do que um simples registro financeiro. Ela é uma ferramenta crucial para o sucesso e a estabilidade de uma organização, influenciando diretamente a satisfação dos funcionários, a conformidade legal e a saúde financeira da empresa.

Se você gostou do nosso conteúdo, continuando acessando o nosso portal. Nele, encontrará outras novidades e matérias cheias de dicas!

Assine a nossa Newsletter