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Saber delegar: uma competência que se torna essencial

Estamos diante de um enorme desafio profissional. Se a formação de líderes nas empresas já tinha um planejamento estruturado, agora, com as mudanças de paradigma e os novos modelos de relações de trabalho que se impõem, será necessário rever essa pauta e re-priorizar as competências a serem desenvolvidas.

Não tivemos tempo para nos preparar e, a fórceps, imergimos para um novo modelo de trabalho e gestão: a distância e essencialmente digital nas relações com clientes internos e externos. A exceção virou regra e, de repente, todo mundo estava em home office. Sim, já existia uma legislação específica para o trabalho remoto (LEI Nº 13.467/2017, Art. 75-A a 75-E), boas práticas e tecnologias disponíveis para suportar esse modelo de trabalho, mas elas eram aplicadas para alguns tipos de negócio que, em geral, já nasciam assim.

Estamos ainda nos adaptando e, a cada passo, surgem novas questões no que se refere à gestão das pessoas e ao papel de líderes e gestores daqui para frente. Como vamos motivar, orientar, priorizar e gerir tarefas e projetos a distância?

Nova call to action

Podemos começar aprendendo a DELEGAR.

No mundo corporativo o processo de delegação acontece pela transferência da responsabilidade de planejar, decidir ou executar uma tarefa para um membro da equipe. Para delegar com segurança, precisamos entender algumas premissas dessa competência que, agora, se torna ainda mais essencial.

Quando delegamos devemos escolher a pessoa mais qualificada para assumir responsabilidades que serão acrescidas às suas atribuições cotidianas. O perfil da pessoa a quem vamos delegar é muito importante para se definir o nível da delegação. Porém, a responsabilidade final é sempre do gestor, que deve exercitar uma comunicação precisa e clara com o subordinado e se tornar facilitador, e não controlador do processo. Aqui temos uma primeira quebra de paradigma: o gestor tem que focar na entrega; no resultado, e não na execução das tarefas.

Para tal, o gestor precisa conhecer muito bem sua equipe e ter a certeza de que as atribuições delegadas serão executadas, mantendo pontos de controle em diversos momentos, bem como auxiliando, tirando dúvidas e corrigindo rumos. Esse acompanhamento garantirá o atingimento das expectativas.

No modelo de metodologias ágeis, temos algumas práticas que podem ajudar no monitoramento das atividades. Um exemplo são as daylis, reuniões diárias de quinze minutos que aprendemos com a metodologia Scrum. Essas reuniões rápidas de alinhamento evitam dispersão, ruídos e retrabalho, a partir de três perguntas básicas: O que foi feito ontem? O que será feito hoje? E quais as dificuldades que estou enfrentando?

Mas, como fazer isso se não estamos do lado, se não podemos nos levantar e ir até a pessoa para trocar ideias ou vice e versa? Nessas situações entram em campo as tecnologias digitais disponíveis para apoiar uma facilitação online. Colaborativas, intuitivas e em sua maioria com versões gratuitas, replicam os modelos de organização mental para facilitar, por exemplo, a gestão de projetos, as oficinas de ideação e as reuniões por videoconferência.

Não devemos nos limitar aos e-mails ou mensagens instantâneas, pois, além desses canais trazerem riscos de ruídos na comunicação, o olho no olho nesse momento é fundamental para manter as pessoas conectadas e, inclusive, suprir as carências afetivas causadas pelo isolamento social. Nossa dica é que você priorize as interfaces com vídeo e utilize ferramentas colaborativas para praticar o acolhimento, a empatia, a cocriação e a mentoria nos processos de delegação.

Na delegação remota, devemos também levar em conta as etapas envolvidas para a efetividade do processo: a) Definição clara de metas e expectativas b) Delegação de autoridade e mentoria para o cumprimento das metas; c) Execução efetiva das tarefas delegadas; d) Apresentação dos resultados; e) Avaliação da entrega pelo gestor que delegou. Em todas as etapas, você pode dispor de tecnologias digitais para garantir a qualidade do processo, sem se sobrecarregar.

Alguns princípios básicos deverão ser observados na delegação remota:

1. Delegar a apenas uma pessoa, ou quando for para uma equipe, definir com muita clareza a contribuição individual na consecução da tarefa;

2. Passar instruções claras sobre as etapas e o prazo para finalização da demanda;

3. O poder de tomar decisão deve ser acompanhado dessas orientações, com a delegação de autoridade;

4.Permanecer acessível a novas ideias e sugestões: um outro olhar pode trazer uma solução melhor do que a que havia planejado;

5. Transmitir confiança e dar feedbacks sobre o andamento da tarefa são fundamentais para o encorajamento do subordinado;

6.Celebrar juntos os resultados.

Uma outra questão envolvida na delegação é o desempenho. Os resultados não são responsabilidade somente das pessoas ou equipes a quem delegamos. O modelo MARS, do acrônimo em inglês, apresenta quatro variáveis interferem na entrega das tarefas delegadas, principalmente em se tratando da atuação em home office: motivação, capacidade, percepção do papel e fatores situacionais.

Se qualquer um desses elementos estiver em desequilíbrio, o desempenho e o resultado estarão comprometidos. Por exemplo, vendedores motivados, com percepções claras da sua função e recursos suficientes (fatores situacionais) não executarão bem suas tarefas se não possuírem conhecimentos técnicos sobre vendas (capacidade). Nesse exemplo a motivação, a capacidade e a percepção da função são fatores intrínsecos do trabalhador, correspondente a 50% do desempenho. A outra metade diz respeito aos fatores situacionais, que envolvem todos os recursos proporcionados pelas organizações para a consecução das tarefas.

Na caracterização desses fatores situacionais encontraremos os equipamentos, softwares, sistemas corporativos, ambiente de trabalho e, fundamentalmente, dentro do contexto do nosso tema, a figura do gestor que irá delegar e acompanhar as tarefas a serem realizadas.

Portanto, durante nossa estada em home office, não basta oferecermos todos esses recursos tecnológicos se o fator humano, que envolve o processo de gestão, for negligenciado, estiver ausente ou omisso. O impacto será percebido na performance e no cumprimento das tarefas delegadas. Pense nisso!

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