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Delegar tarefas: O que é, como fazer e dicas para aplicar

Entenda como delegar as atividades na sua empresa de maneira que estimule os seus colaboradores a se desenvolverem, mesmo que estejam em home office. Boa leitura!

Entender a importância de delegar tarefas é muito importante para um líder ou gestores que estão sempre à frente do desenvolvimento de projetos. Porém, apesar de ser um passo importante, nem todos os colaboradores estão preparados para receber responsabilidades.

Ao delegar tarefas, ou seja, ao dar responsabilidade para um colaborador para executar determinadas atividades, o líder está levando em consideração que ele tenha conhecimento avançado sobre o projeto.

Neste post, abordaremos em detalhes o que fazer delegar tarefas e como dar mais responsabilidades aos seus colaboradores para que eles se tornem mais proativos na organização. Boa leitura!

O que é delegar tarefas?

No mundo corporativo, o processo de delegação acontece pela transferência da responsabilidade de planejar, decidir ou executar uma tarefa para um membro da equipe. Para delegar com segurança, precisamos entender algumas premissas dessa competência que, agora, se torna ainda mais essencial.

Como delegar tarefas?

Ao mesmo tempo, em que dá mais responsabilidade aos seus funcionários, é importante saber como delegar tarefas ao seu time para que eles se sintam confortáveis. Veja como fazer:

Conheça os seus colaboradores:

Quando delegamos devemos escolher a pessoa mais qualificada para assumir responsabilidades que serão acrescidas às suas atribuições cotidianas. O perfil da pessoa a quem vamos delegar é muito importante para se definir o nível da delegação.

Porém, a responsabilidade final é sempre do gestor, que deve exercitar uma comunicação precisa e clara com o subordinado e se tornar facilitador, e não controlador do processo.

Aqui temos uma primeira quebra de paradigma: o gestor tem que focar na entrega; no resultado, e não na execução das tarefas.

Para tal, o gestor precisa conhecer muito bem sua equipe e ter a certeza de que as atribuições delegadas serão executadas, mantendo pontos de controle em diversos momentos, bem como auxiliando, tirando dúvidas e corrigindo rumos. Esse acompanhamento garantirá o atingimento das expectativas.

Aproveite as metodologias ágeis:

No modelo de metodologias ágeis, temos algumas práticas que podem ajudar no monitoramento das atividades. Um exemplo são as dailys, reuniões diárias de quinze minutos que aprendemos com a metodologia Scrum.

Essas reuniões rápidas de alinhamento evitam dispersão, ruídos e retrabalho, a partir de três perguntas básicas:

  • O que foi feito ontem?
  • O que será feito hoje?
  • E quais as dificuldades que estou enfrentando?

Mas, como fazer isso se não estamos do lado, se não podemos nos levantar e ir até a pessoa para trocar ideias ou vice e versa? Nessas situações entram em campo as tecnologias digitais disponíveis para apoiar uma facilitação online.

Colaborativas, intuitivas e em sua maioria com versões gratuitas, replicam os modelos de organização mental para facilitar, por exemplo, a gestão de projetos, as oficinas de ideação e as reuniões por videoconferência.

Tente se comunicar, sempre que possível, pessoalmente:

Tente se comunicar, sempre que possível, pessoalmente:

Não devemos nos limitar aos e-mails ou mensagens instantâneas, pois, além desses canais trazerem riscos de ruídos na comunicação, o olho no olho nesse momento é fundamental para manter as pessoas conectadas e, inclusive, suprir as carências afetivas causadas pelo isolamento social.

Nossa dica é que você priorize as interfaces com vídeo e utilize ferramentas colaborativas para praticar o acolhimento, a empatia, a cocriação e a mentoria nos processos de delegação.

Como delegar com sucesso uma equipe de home office?

Ao delegar tarefas para profissionais que estão no home office, devemos também levar em conta as etapas envolvidas para a efetividade do processo, que são:

  • Definição clara de metas e expectativas;
  • Delegação de autoridade e mentoria para o cumprimento das metas;
  • Execução efetiva das tarefas delegadas;
  • Apresentação dos resultados;
  • Avaliação da entrega pelo gestor que delegou.

Em todas as etapas, você pode dispor de tecnologias digitais para garantir a qualidade do processo, sem se sobrecarregar.

Alguns princípios básicos deverão ser observados na delegação remota:

  1. Delegar a apenas uma pessoa, ou quando for para uma equipe, definir com muita clareza a contribuição individual na consecução da tarefa;
  2. Passar instruções claras sobre as etapas e o prazo para finalização da demanda;
  3. O poder de tomar decisão deve ser acompanhado dessas orientações, com a delegação de autoridade;
  4. Permanecer acessível a novas ideias e sugestões: um outro olhar pode trazer uma solução melhor do que a que havia planejado;
  5. Transmitir confiança e dar feedbacks sobre o andamento da tarefa são fundamentais para o encorajamento do subordinado;
  6. Celebrar juntos os resultados.

Como dar mais responsabilidades aos seus colaboradores antes de delegar tarefas

garantir que seus funcionários não se sintam cansados ​​e desmotivados devido à carga de trabalho.

Na maioria das vezes, os funcionários podem assumir mais responsabilidades devido à sua própria curiosidade e empolgação, que mais tarde se torna um fardo enorme que prejudica a produtividade e o desempenho geral da organização.

Como gerente, há sete coisas importantes que você pode fazer para dar aos seus funcionários mais responsabilidade de forma eficaz.

Tenha uma visão clara:

Tenha uma visão clara: Uma visão clara é importante em qualquer organização que deseja crescer e expandir suas atividades

Uma visão clara é importante em qualquer organização que deseja crescer e expandir suas atividades. Uma visão clara não é importante apenas para você como líder, mas também para seus funcionários, mostrando-lhes o caminho a seguir.

Saber para onde eles estão indo, irá ajudá-los a se entusiasmar com seu destino, portanto, assumir mais responsabilidade. Uma vez que a visão esteja clara, todos os departamentos colaborarão entre si para alcançar a visão. Ao treinar seus funcionários, lembre-os sempre da visão da organização.

Torne-se um modelo:

Como diz o ditado, ande sua conversa e as pessoas vão ouvir. Se você assumir mais responsabilidade, seus funcionários também terão mais responsabilidade.

Lembre-se, seus funcionários estão observando você. E eles sabem quando você está dizendo a verdade ou mentindo.

Portanto, ao invés de dedicar a maior parte do seu tempo tentando encorajar seus funcionários a assumir mais responsabilidade, por que você não assume mais responsabilidade? A maioria dos funcionários simplesmente segue o que o líder está fazendo.

Torne-se o que você deseja ver em sua organização antes de incentivar seus funcionários a trabalhar mais.

Leia também:

Recompense seus colaboradores:

Quando seus funcionários assumem mais responsabilidade, eles podem estar fazendo isso porque isso os faz sentir maravilhosos ou os ajuda a seguir em frente em suas carreiras.

Mas uma grande razão pela qual eles assumem mais responsabilidade é porque querem um elogio ou qualquer outra forma de recompensa. Então apenas dê a eles e veja o que acontece.

Elogiar um funcionário fará com que ele assuma mais responsabilidade no futuro e até encoraje outros colegas a assumir mais responsabilidade.

Se você não recompensar seus funcionários, haverá uma percepção negativa em relação à responsabilidade e isso levará a um desempenho insatisfatório da organização.

Escolha suas palavras:

Escolha suas palavras: Quando seus funcionários assumem mais responsabilidades, eles provavelmente cometem erros porque estão fazendo o que não são muito familiares. E isso é muito normal.

Quando seus funcionários assumem mais responsabilidades, eles provavelmente cometem erros porque estão fazendo o que não são muito familiares. E isso é muito normal.

É importante durante esses momentos corrigi-los usando palavras encorajadoras, em vez de ser um crítico. Na verdade, ninguém ama viver ou trabalhar com um crítico. Não se concentre nas fraquezas de seus funcionários, mas em seus pontos fortes. Diga-lhes o que eles podem fazer melhor no futuro do que dizer a eles o que fizeram de errado.

A correção é essencial para qualquer um ter um melhor desempenho, mas só é eficaz quando é bem feito. Como diz o ditado, a correção ajuda, mas o incentivo ajuda mais. Concentre-se no que pode ser melhorado e não no que não pode ser alterado quando você dá a seus funcionários mais responsabilidade.

Receba um compromisso de seus colaboradores:

Quando você quer dar aos seus funcionários mais responsabilidade, você deve obter um compromisso de seus funcionários de que eles querem trabalhar e realizar a visão da organização.

Ajude-os a tomar a decisão de trabalhar mais, não importa o que aconteça no caminho. Você também pode solicitar o comprometimento deles usando a pergunta de porcentagem. Você pode perguntar: até que ponto você está comprometido em tornar essa tarefa ou projeto um sucesso? 10% 50% 100%

Depois que uma decisão é tomada, nada impede que sua equipe tenha um bom desempenho.

Entenda o processo de assumir responsabilidade:

Bom desempenho não é apenas um ato. É o resultado final de um processo que pode ser repetido várias vezes se for entendido corretamente.

Quando você perceber que certo membro de sua equipe está se saindo bem e assumindo mais responsabilidade, descubra o que ele ou ela faz e como você pode ajudar outros funcionários a implementar o mesmo processo.

Assim, você conseguirá motivar seus funcionários a ter um melhor desempenho, porque veio do colega e não fora da organização.

Espere sucesso:

Espere sucesso: Quando você supervisiona cada pequeno detalhe que está sendo feito por seus funcionários, em outras palavras, você está dizendo que não espera a excelência de seus funcionários.

A maioria dos gerentes concorda com esse conceito, mas apenas faz o oposto.

Quando você supervisiona cada pequeno detalhe que está sendo feito por seus funcionários, em outras palavras, você está dizendo que não espera a excelência de seus funcionários. Você espera um fracasso. Espere a excelência de sua equipe e projete-a. Sua equipe não vai ajudar, mas terá um excelente desempenho.

Você precisa dar aos seus funcionários mais responsabilidade por sua organização para crescer e prosperar. É importante que eles se sintam felizes e motivados para assumir mais responsabilidades do que cansados ​​e desmotivados.

Conclusão

Delegar tarefas é uma habilidade crucial para líderes e gestores, sendo essencial para a eficiência e produtividade de uma equipe. O processo de delegação não se trata apenas de transferir responsabilidades, mas de conhecer profundamente os colaboradores, compreender suas habilidades e limitações.

Ao delegar tarefas em um contexto de home office, é ainda mais vital investir na comunicação eficaz. Além disso, incentivar uma cultura de responsabilidade, recompensar o desempenho positivo e escolher palavras que inspirem confiança são estratégias essenciais para o sucesso na delegação.

Ao solicitar o compromisso dos colaboradores, entender o processo de assumir responsabilidade e cultivar a expectativa de sucesso, os líderes podem criar uma cultura organizacional que valoriza a delegação como um meio eficaz para o crescimento e a realização conjunta de metas.

 

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