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Sua Empresa Está Preparada Para O E-social?

Sua empresa está preparada para o e-Social?

Escrituração Fiscal Digital Social, ou apenas E-Social, é, até o momento, a parte mais complexa do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

O E-Social é a escrituração digital da folha de pagamentos e das demais obrigações acessórias relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício.

Nova call to action

Foi aprovado através do Ato Declaratório Executivo SUFIS nº 05/13 (DOU de 18/07/2013), o lay out dos arquivos que compõe o e-Social, que será exigido para os eventos ocorridos a partir da competência de Janeiro de 2014.

Um dos objetivos do e-Social, além da transparência das informações, é reduzir a redundância do envio de informações por parte das empresas ( livro registro do empregado, SEFIP, RAIS, CAGED, DIRF, CAT, Manad, Processos trabalhistas, Atestados médicos, entre outros) que serão extintos após a implantação do E-Social. Além do mais, os órgãos fiscalizadores poderão acessar em um único documento, visto que as informações serão centralizadas na Receita Federal, Caixa Econômica e Ministério do Trabalho, este último, espera ser mais assertivo e pontual em suas fiscalizações.

Este é o momento das empresas investirem na melhora dos processos internos da área de Recursos Humanos, principalmente o setor de DP (Administração de Pessoal) visando reduzir o retrabalho, organizar e otimizar as informações que serão prestadas via arquivo da folha de pagamento. As área de Logística, Fiscal, Medicina e Segurança também precisaram rever seus processos. Exemplo: O frete pessoa física terá que ser informado via E-Social pela área de RH. Logo, acaba aquele amigo do amigo que faz um frete mais barato e sem nota fiscal ou retenções.

Segundo previsão da Receita Federal, todas as empresas juntas deverão gerar e enviar cerca de 200 milhões de arquivos por mês. Sendo assim, é importante organizar os dados do empregador e dos empregados para evitar riscos trabalhistas e autuações do Ministério do Trabalho e Emprego,do INSS e da Receita Federal.

Os sistemas de folha de pagamento já estão preparando-se o lay out para as informações necessárias para o e-Social, onde serão armazenadas em 08 tabelas, a saber:

1) Rubricas da folha de pagamento;
2) Lotações e Departamentos;
3) Cargos;
4) Funções;
5) Horários de Trabalhadores;
6) Estabelecimentos e obras de construção civil;
7) Processos administrativos e judiciais, e;
8) Operadores Portuários, cadastrados pelo OGMO – Órgão Gestor de Mão-de-Obra.

Os procedimentos como férias, admissão, promoção, aviso prévio, entre outros, serão informados praticamente em tempo real. A área de RH terá o desafio de adaptar a cultura da empresa a este novo momento, criando e fazendo cumprir os procedimentos necessários com envolvimento das áreas, principalmente Financeira, Jurídica e TI.

Considerando a complexidade, adequação e organização das informações no lay out para envio, recomendamos a realização de uma Auditoria nas informações da folha de pagamento, saúde e segurança do trabalho, cadastro de processos judiciais, administrativos e autônomos para evitar surpresas desnecessárias e passíveis de multa quando do envio das informações para o E-Social.

O e-Social deverá ser adotado obrigatoriamente pelas empresas a partir de 2014. A última data divulgada é junho/2014 para envio das informações do primeiro semestre.

Patricia Flôres é psicóloga e diretora da GP Remunera. patricia@gpremunera.com.br

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