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Sumário

Subsistemas de monitoramento de RH

monitoramento de RH

O processo de monitoramento de recursos humanos tem um papel muito importante dentro das organizações, e através do monitoramento que a empresa pode ficar de olho em todas as ações.

Atividades realizadas e ficar atualizado com as informações sobre atividades funções e até mesmo dados pessoais coletados dos próprios colaboradores.

O monitoramento de recursos humanos tem um ciclo que é muito importante a ser seguido. E com esse ciclo é capaz de detectar problemas antes mesmo que cheguem a acontecer, assim como ele é muito importante para os dados internos e externos que é muito importante que exista certo sigilo dos dados encontrados no banco de dados da organização.

O armazenamento de muitos dados que são de extrema importância para a organização, mas o monitoramento não se trata somente da parte de analisar pessoas.

Como também envolve monitoramento de informações. Informações essas que fazem parte do sistema de informação que é adquirido através de outro sistema de coleta e armazenamento de dados conhecido mundialmente como banco de dados.

Como funciona a monitoração de recursos humanos?

É necessário compreender uma série de aspectos quando o assunto é monitoração de recursos humanos. Nós trouxemos alguns pontos de reflexão, entenda:

O que é monitoramento de recursos humanos?

Monitorar significa seguir, acompanhar, orientar, observar e manter o comportamento das pessoas dentro de determinados limites de variação, organização ou limites estabelecidos.

O monitoramento dentro das organizações é muito importante, pois é por esse monitoramento que a organização conseguiu seguir suas metas e objetivos, podendo cumprir sua missão e alcançar sua visão estabelecida.

Portanto, o papel do monitoramento é informar as pessoas sobre os seus desempenhos em suas atividades e seus esforços. Sempre ajudando a contribuir com a empresa, ele funciona como um detector de desvios, mantendo os funcionários dentro dos padrões da organização desejado.

O que é subsistema de monitoração de recursos humanos?

profissional fazendo monitoramento de recursos humanos

O monitoramento está ligado ao controle que segue uma série de etapas. Para alcançar os objetivos da empresa, o monitoramento deve considerar as quatro etapas, que são:

  1. Estabelecimento de padrões desejados
  2. Monitoramento de desempenho
  3. Comparação de desempenho, com o desempenho padrão.
  4. Ação de correção

Se alguma das etapas não funciona conforme o esperado, o monitoramento perderá a qualidade e sua essência.

Faz parte do controle administrativo

  1. Auditoria de processos: verificação regular dos processos de RH para garantir que eles estejam em conformidade com as políticas e regulamentações internas e externas.
  2. Avaliação de desempenho: revisão regular do desempenho dos colaboradores, incluindo análise de metas e objetivos, feedback de colegas e supervisores e outras informações relevantes.
  3. Controle de presença e tempo: monitoramento do tempo de trabalho dos colaboradores, incluindo horas extras, faltas e atrasos, para garantir que eles cumpram as políticas de frequência e pontualidade estabelecidas.
  4. Controle de custos: acompanhamento dos custos de pessoal, incluindo salários, benefícios, treinamentos e outros custos associados à gestão de pessoal.

Portanto, o controle administrativo é fundamental para garantir que o subsistema de monitoramento de RH cumpra seus objetivos de monitorar e gerenciar o desempenho dos colaboradores. Além de identificar possíveis problemas e riscos e tomar medidas para corrigi-los.

Além disso, o controle administrativo também ajuda a manter a transparência e a confiabilidade do processo de monitoramento, o que é fundamental para a gestão eficaz de RH.

Pode ser aplicado monitoramento também nos níveis hierárquicos

Cada empresa deve buscar monitorar de acordo com as suas estratégias. Sendo possível monitorar os níveis hierárquicos, como:

  1. Nível institucional (estratégico)
  2. Nível intermediário (tático)
  3. Nível operacional (operacional)

?Entenda o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional do RH

O controle tem algumas áreas específicas

É possível recorrer ao controle de algumas áreas específicas, conforme a demanda da empresa, entenda:

  1. Controle de função administrativa, organização, direção e controle.
  2. Controle com meio de regulação para manter o funcionamento dentro dos padrões desejados.
  3. Controle como função restritiva e limitada de um sistema.

Processo de controle

Para que seja eficiente, o processo de controle precisa:

  1. Estabelecimento de padrões desejados
  2. Monitoração de desempenho
  3. Comparação do desempenho com os padrões desejados
  4. Ação coletiva

O monitoramento do desempenho é a etapa do controle que acompanha e mede o desempenho, vai visualizar de perto, observar, ver o andamento. Para controlar é necessário conhecer muito bem e obter muitas informações, quanto mais conhecer e saber informações mais terá domínio do controle.

O processo de monitoração de pessoas pode ser avaliado conforme o plano sendo dividido em duas partes direita e esquerda, sendo o lado esquerdo é a teoria X de Medrogor, o controle externo e rígido, já a teoria Y sendo autocontrole e flexibilidade, liberdade e autonomia.

O comportamento das pessoas é realmente o que importa no monitoramento de pessoas, os responsáveis pelo monitoramento visualizam o desempenho e a atividade realizada na organização independentemente do seu grau hierárquico.

Também é muito importante algum acontecimento como, o seguimento de regras, faltas, atraso todas fazendo parte do processo de monitoramento. Todas as informações serão recolhidas e armazenadas pelo RH um sistema conhecido como (SIG) sistema de informática gerencial.

Afinal, os dados são codificados e armazenados em um local no sistema chamado de banco de dados. Que é responsável por armazenar uma porção de dados de uma forma que facilite o rastreamento e a localização rápida tudo sobre as informações guardadas no sistema.

Esse programa reduz a memória e evita um problema muito comum que é a duplicação de dados. Portanto, esse software também é responsável por atualizar, recuperar e gerar relatório, além de criar o arquivo.

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Banco de dados

Também é necessário usar subsistemas de monitoramento para bancos de dados da empresa, entenda mais detalhes:

Formação de banco de dados

  1. Dados pessoais sobre a empresa, constituindo as informações de cada pessoa.
  2. Alguns dados sobre cada funcionário, sobre os cargos, sendo o cadastro de cargo.
  3. Informações sobre cada funcionário, o setor, área ocupada, cadastrado de seções.
  4. Dados sobre salário e incentivar salário, cadastro de remuneração da empresa.
  5. Cadastro de benefício e serviço sociais, cadastro de benefício da organização.
  6. Cadastramento de dados de candidato, custo, atividade de treinamento, cadastro de treinamento.
    A maioria das empresas faz a atualidade dos seus bancos de dados, para atualizar informações sobre cursos externo evento social, desempenho, e atividade realizada.

Estrutura do Banco de dados

– Cadastro de pessoas
– Informações de seções
– Dados sobre cargos ocupados
– Informações de remuneração
– Cadastro médico

A aplicação dos dados no sistema tem alguma coisa a se colocar no sistema, dessa maneira vai depender da empresa e do volume de dados e muitos outros pouco.

  1. Manual: é o banco de dados escritos à mão usando ficha, telões, cartões com outro sem o uso da máquina de escrever.
    2. Semiautomático: quando apresentou característica dos processos misturados, primeiramente feito manualmente, e logo após o uso de máquinas e microcomputadores.
    3. Automática: há máquinas são programadas juntamente para fazer esses cadastros, o processo de criação de ação automática esse cadastro eles são feitos em computador e microcomputadores.

O processo de dados é feito da seguinte maneira: entrada dos dados que são armazenados, e saem como informações nesse ciclo. Sempre um intuito de gerar informações, informação essa que serve para o processo de sistema de informação de Recursos Humanos.

O banco de dados também pode ser achado com o nome de base de dados, e existem a muitos anos com as mesmas estruturas. Além disso, são controlados pelos sistemas gerenciadores de banco de dados conhecido como SGBD que foi criado na década dos anos 70, antes do banco de dados havia somente sistemas de arquivos do sistema operacional de armazenagem de informação.

Entendendo o SGBD

O SGBD foi criado na década de 70, mas só foi começar a ser usado no mercado na década de 80. Desde então fez um sucesso tão grande que hoje em dia só se utiliza ele no mundo todo, chegando a existem vários tipos de bancos de dados que são: Modelo Plano, Modelo em Rede, Modelo Hierárquico, Bases de dados relacionais.

– Modelo plano: se baseia em planilhas sendo utilizados elementos de dados, número inteira, e reais.

– Padrão em rede: é utilizado várias tabelas simultaneamente usando apontadores, que são indicando outras tabelas que ficam interligadas.

– Exemplar hierárquico: é parecido com o modelo de rede. Mas apresenta uma espécie de gráfico como escalas de graus hierárquicos como árvores ou até mesmo tabelas por hierarquias.

– Modelo de Bases de dados relacionais: constituídos por 3 componentes, coleta de estrutura de dados, coleta dos operadores, álgebra (cálculos relacionais) e as coletas de restrições da integridade.

O banco de dados tem que ser muito sigiloso pois além de informações pessoas, nome, CPF, entre outros documentos também se armazena informações como e-mail e até mesmo dados muito importantes da receita federal, por isso os dados ficam codificados e tem uma segurança para ninguém mudar a estrutura do banco de dados.

Ele também é o mais utilizado pela sua complexidade até mesmo em recuperação de dados perdido se for a causa de algum erro ou queda de energia. Além disso, ele tem um mecanismo que permite a volta de dados que havia no sistema aberto antes do erro que ocasionou a perda do arquivo introduzido no sistema antes do erro.

Os dados são transformados em informações que são utilizados no sistema de informações gerenciais (SIG).

Sistema de informações gerenciais

Sistema utilizado para coletar, registrar, armazenar, analisar e recuperar dados sobre Recursos Humanos.

Administrativo — reduzir custos e tempo de processamentos; e suporte para decisão — ajudar gerentes e empregados a tomar as melhores decisões, e analisar a importância dos sistemas de informação para as empresas.

monitoramento da informação é uma habilidade essencial dos processos organizacionais que transmitem conhecimentos para melhoria de toda organização, levando em conta a tecnologia, o ambiente, a cultura, que possibilita geração de processos no valor agregado, melhorando suas competências e competitividade.

Geralmente o sistema de informações para RH cobre os seguintes aspectos:

1) Planejamento Estratégico de RH;
2) Formulação de objetivos e programas de RH;
3) Registros e controles de RH;
4) Relatórios operacionais.

As empresas se utilizam da tecnologia e dos sistemas de informações para tomadas de decisões e acompanhamento de planos nas suas organizações.

No mundo globalizado de hoje a informação é um recurso muito útil que gera um papel fundamental para organização.

Portanto, com uma enorme demanda de informações, utilizam-se os sistemas de informações (SI) que alcançavam os processos desejados pelas organizações gerindo os dados que por sua vez transformado em informações agregando IX Convibra Administração – Congresso virtual Brasileiro de Administração.

O sistema de informação contém informações sobre as pessoas, locais e coisas significativas para a organização. (LAUDON E LAUDON, 2004).

Em resumo, percebe-se que as organizações usam diversos meios de controle para garantir que as pessoas e situações, mantenham-se nos seus padrões desejados, referindo-se a esses padrões principais de controle nos quais são:

  • Hierarquia de autoridade,
  • Regras e procedimentos,
  • Estabelecimento de objetivos,
  • Sistema de informação vertical,
  • Relações laterais
  • Organizações matriciais.

Cada um desses padrões é fundamental para organização.

Definição de padrões e critérios de monitoramento

Observa-se também que além de padrões também há critérios de controle que de ser eficaz analisa-se que são seis critérios importantes para que proporcione resultados sobre o comportamento das pessoas e não sirvam de estorvo e limitações à liberdade de trabalhar. Eles são:

  • O processo deve controlar as atividades apropriadas
  • Todo processo deve ser oportuno.
  • O controle deve ser aceito
  • Seu processo de controle deve possuir uma relação favorável de custo versus benefício
  • É necessário ter controle exato
  • O controle de ser pedagógico.

Percebe-se que as informações podem provir do ambiente externo (de fora da organização, como o mercado de trabalho, concorrentes, fornecedores, agências regulamentadoras e outras organizações).

Além de ambiente interno (dentro da organização, como organograma de cargos e respectivo salários na organização, pessoas que trabalham nela, homens/horas trabalhadas, volume de produção e de vendas, produtividades alcançadas).

Os antigos sistemas tradicionais de informação constituíam verdadeiros sistemas fechados, que abrangiam apenas os fluxos mais importantes da informação formal.

Além disso, o sistema de informações tem seu planejamento que utiliza como fontes de dados e elementos fornecidos por:

  • Banco de dados de recursos humanos;
  • Recrutamento e seleção de pessoal;
  • Treinamento e desenvolvimento de pessoal;
  • Avaliação do desempenho;
  • Administração de salários;
  • Registros e controles de pessoal, a respeito de faltas, atrasos, disciplinas etc;
  • Estatísticas;
  • Higiene pessoal;
  • Respectivas de chefias etc.

Planejamento de um sistema de informações de RH

Percebe-se que o sistema de informação de RH tem múltiplas aplicações tradicionais que estão na jornada de trabalho.

Falar em sistema de informação sem tocar no respiratório do conhecimento corporativo que forma o capital intelectual da organização é discutir uma pequena parte do assunto.

Afinal, ambas estão relacionadas a duas categorias profissionais diferentes: uma considera a gestão do conhecimento como administração da informação, a outra, como gestão de pessoas.

Há também incluso sistema de informações operacionais estes sistemas são desenvolvidos com base no conhecimento específico no negócio que é o método de trabalho. O que exige uma metodologia adequada para selecionar informações estratégicas e atividades críticas da empresa.

Sempre usando ferramentas que permitem uma visão analítica dos dados e processos gerando uma visão agregada e gráfica dos indicadores de desempenho afirma (BATISTA, 2000)

Além disso, sistemas de informações estratégicos são chamados de sistemas de informação executiva ou sistemas de suporte à decisão estratégica de uma organização.

Tem a função de processar dados das operações e transações gerenciais, transformando-as em informações estratégicas. (REZENDE e ABREU, 2003).

Em resumo, o processo de monitoramento das informações requer ser uma atividade diária desenvolvida pelos membros das organizações.

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