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Trabalho Organizado, Tempo Administrado





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INTRODUÇÃO

 

A
busca da competitividade é uma realidade vivida pelas empresas contemporâneas.
A partir dela, exigências cada vez mais freqüentes exigem dos gestores e de
todos os responsáveis pela busca e consecução de resultados, um esforço e
uma percepção autocrítica de suas atuações. Esta é a forma que permite o
seu ingresso no seleto grupo de profissionais que se caracteriza pela competência.

 

OS
GESTORES DA NOVA ERA

 

Esses
gestores da nova era” (Prahalad, 1997) são identificados por
um perfil que é seu diferencial competitivo, em relação aos que não se deram
conta da nova realidade:

  • Raciocínio
    sistêmico
    :
    capacidade para conceituar e sintetizar o todo, e perceber as ligações
    entre as partes, de forma isolada e em relação ao conjunto (olhar a
    floresta e enxergar a árvore), sendo capaz de imaginar o futuro e suas relações
    com o presente.

  • Competência
    intercultural:
    os
    gestores devem partir das preocupações com a competência pessoal para a
    interpessoal (relacionamento produtivo com os outros) e depois para a
    intercultural (troca de informações sobre as diversas culturas existentes
    no ambiente). É fundamental admitir que outras culturas não compartilhem
    necessariamente de seus valores e crenças, embora influam nela e sejam
    influenciadas por ela.

  • Treinamento
    intensivo e contínuo:
    a
    explosão do conhecimento, aliada às lacunas (situações novas ainda não
    explicadas) e à globalização, leva a considerar que os gestores devam
    constantemente explorar novas idéias, tecnologias, práticas de negócio e
    culturas, para incorporá-las à sua realidade produtiva.

  • Padrões
    pessoais e de comportamento
    :
    os gestores devem criar ou influir na criação de sistemas capazes de
    estabelecer padrões mínimos de valores e comportamentos para a organização
    (principalmente para suas próprias equipes); e, ainda mais importante, eles
    devem demonstrar padrões pessoais de excelência. A excelência está
    relacionada ao conhecimento do negócio, ao comprometimento com o desempenho
    e com a responsabilidade, à preocupação com os procedimentos legais, à
    sensibilidade em função das relações interpessoais e intercultural e ao
    desenvolvimento dos outros (responsabilidade direta como líder formal e
    indireta quando exercer influência, mesmo informal, na equipe).

Um
outro aspecto a ser considerado nessa forma de se entender a organização do
trabalho a partir da conduta individual, ou seja, o profissional entende que sua
organização pessoal impacta a organização do contexto onde atua, está
contida na visão de Hatakeyama (1995), que indica um conjunto de padrões,
envolvendo não somente os gestores, mas também e, principalmente, suas equipes
de trabalho:

 

ESTABELECIMENTO
DOS PADRÕES

A
partir de uma série de análises e observações sobre o ambiente de
trabalho, definem-se os padrões de conduta capazes de gerar os
melhores resultados.

 

EDUCAÇÃO
E TREINAMENTO

 

As
pessoas envolvidas na operação serão preparadas e educadas para
atendimento aos novos padrões estabelecidos para geração de
melhores resultados.

 

CONTROLE
DA EXECUÇÃO E DA OPERAÇÃO

Verificar
a condição de execução: quando não estiver obedecendo ao padrão,
verificar razões de não atendimento e fazer correções que se
fizerem necessárias

 

TRATAMENTO
DAS EXCEÇÕES

Quando
a tarefa não puder ser cumprida por método padrão, o gestor deve
ser consultado. Apresentando-se outro método, o gestor fixa o
tratamento da exceção.

 

REVISÃO
DOS PROCESSOS

Uma
vez por ano, por exemplo, do estabelecimento dos padrões, da situação
existente, de execução e outros rever os processos e aplicar medidas
corretivas necessárias

 

Observa-se,
portanto uma premissa para reconduzir uma reforma no trabalho: é necessário
que estejam presentes em um esboço de mudança, os seguintes pré-requisitos:

  • novas
    idéias:
    o primeiro
    pré-requisito para a reforma do trabalho é a existência de novas idéias,
    bem definidas, que substituam as tradicionais. Isto significa que haverá
    uma mudança radical da base de raciocínio ou das premissas de quaisquer métodos,
    processos, formas de atuação, etc…

  • desencadeamento
    de discussões produtivas:
    estabelecer
    um nível de conscientização das pessoas em relação às novas idéias,
    de forma a convencê-las a aceitarem e admitirem a sua implementação, ou
    contribuírem para o seu aperfeiçoamento.

  • necessidade
    de um período longo para começarem a aparecer os resultados:
    estabelecer-se
    um prazo para que os efeitos da mudança proposta e dos benefícios da nova
    idéia tornem-se efetivos (sejam sentidos).

  • originalidade:
    as novas idéias
    devem ser apropriadas para sua implementação e não simples cópias do que
    já tem sido adotado por outras empresas.

  • obtenção
    de resultados:
    acompanhamento
    da implementação da nova idéia, estabelecimento de mecanismos de
    desempenho de seus processos e aferição dos resultados alcançados.(com
    base em HATAKEYAMA, Yoshio. A Revolução dos Gerentes. MG:
    Fundação Christiano Ottoni, 1.995)

TREINANDO
A CONDUTA BÁSICA

 

Todo
gerente deve identificar cuidadosamente as pessoas que têm problema de
conduta básica, principalmente os funcionários novos e treiná-los
mais uma vez.

 

A
conduta básica aqui mencionada refere-se aos hábitos cotidianos relativos aos
itens essencialmente básicos, necessários para as pessoas trabalharem de forma
agradável e harmoniosa dentro de uma organização.

Se
a conduta básica da pessoa não é percebida de forma positiva ela desagrada às
pessoas que estão ao seu redor, acabando marginalizada dentro do setor,
prejudicando também o seu trabalho e o de sua equipe.

 

Os
itens a seguir são exemplos de conduta básica:

 

SENSO
DE CLIENTE:
trata-se
do sentimento, atitude e maneira de agir, com a preocupação voltada
inteiramente para atender o cliente (pessoa ou setor ao qual se presta um serviço).

CONFIRMAÇÃO
DE INSTRUÇÕES:
quando alguém recebe instruções,
deve fazer perguntas sobre qualquer parte que não tenha entendido, e, se for o
caso, repetir as instruções de forma clara ao interlocutor (emissor da instrução),
quando estas forem complexas.

PRESSA
COM AS MÁS NOTÍCIAS:
quando
há incidentes ou reclamações, devem ser relatadas imediatamente para que não
sejam retardadas as medidas de correção necessárias.

CUMPRIMENTO
RIGOROSO DO HORÁRIO E DO PRAZO:
deve
ser evitado comprometer o trabalho dos outros, cumprindo horários, prazos de
trabalho, de reunião e até mesmo os assuntos pessoais compromissados com a
equipe.

COMUNICAÇÃO
CLARA E CUIDADOSA:
a
comunicação verbal e explicitada nos documentos ou textos deve ser inteligível,
legível e precisa, caracterizando-se pela objetividade, transparência,
especificidade e concisão (para não comprometer sua compreensão).

COOPERAÇÃO
ESPONTÂNEA:
componentes
de grupos produtivos devem optar pelo compartilhamento de atividades, agir de
forma cooperativa e competitiva, sem competições internas improdutivas.

RELAÇÃO
ENTRE PROBLEMAS PARTICULARES E DA EMPRESA:

problemas de natureza particular, na medida do possível, não devem influir na
atuação profissional, sob pena de comprometer toda uma estrutura de trabalho,
sua (do profissional submetido ao problema) e de toda a equipe da qual faz parte
.

PREOCUPAÇÃO
EM NÃO QUEBRAR O RELACIONAMENTO HUMANO:
relações
produtivas no trabalho indicam que as críticas e observações devam ser feitas
claramente, sem desconsideração pelos outros, prevalecendo a assertividade –
franqueza e objetividade nas observações e não agressividade – evitando-se
a rudeza e ataques pessoais.

CARACTERÍSTICAS
NEGATIVAS:
deve-se ter
a sensibilidade de evitar qualquer característica que possa desagradar aos
outros ou dificultar o trabalho, gerando desconforto no relacionamento.

A
essência da conduta básica é manter boas condições nas relações com as
outras pessoas no local de trabalho.(com base em HATAKEYAMA, Yoshio. A Revolução
dos Gerentes
. MG: Fundação Christiano Ottoni, 1.995).

 

COMPETÊNCIA
INDIVIDUAL

A
competência de um indivíduo na organização pode ser identificada pela sua
capacidade de gerenciar observando um conjunto de pontos considerados como
essenciais:

  • a
    sua capacidade de trabalhar com situações complexas, que se diferenciem
    umas das outras pela sua singularidade (não apresentarem necessariamente
    semelhanças), identificando fontes precisas de informação selecionando-as
    para execução das tarefas, e capazes de exigirem esforço no sentido de
    ser encontrada solução para obtenção de resultados;

  • a
    sua capacidade de atuar em ambiente competitivo, onde a busca de resultados
    seja a tônica, e a perseguição de padrões de eficácia tornem-se
    permanentes;

  • a
    sua capacidade de trabalhar em equipe, equilibrando o exercício das aspirações
    pessoais, com a necessidade de compartilhamento de expectativas, metas e
    esforços com outras pessoas, em parceria, subordinação ou no exercício
    de liderança formal.

  • a
    sua capacidade de atuar em ambiente de incerteza, sob pressão, não
    permitindo que esta (a pressão) e sim a sua percepção crítica determine
    o processo decisório.

  • a
    sua capacidade de flexibilizar suas posições, com o objetivo de adaptar-se
    às situações sob as quais não tenha controle, de tentar influenciar pela
    negociação situações cujo controle não seja total e rever posições ao
    encontrar caminhos mais eficazes e produtivos de gerar resultados.

  • a
    sua capacidade de agir como um eterno aprendiz, tomando lições com seus próprios
    erros, prever incidentes e evitar a improvisação nas ações produtivas,
    tendo o planejamento e a organização do trabalho como ferramentas
    permanentes. (com base em Stephen Rhinesmith).

O
exercício da competência passa pela percepção de que, diante da realidade,
um “poderia ser” diferente tenderá a permitir encontrar uma
alternativa mais eficaz de se obter resultados.

 

CONCLUSÃO

A
organização do trabalho pode ser percebida sob dois aspectos:

  1. o
    aspecto individual, no qual todas as indicações feitas neste texto são
    identificadas como fundamentais em uma reflexão, com o intuito de obter um
    desempenho mais produtivo, mais eficaz – no sentido de fazer as coisas
    certas obtendo, em conseqüência, um resultado mais atraente;

  2. o
    aspecto coletivo, no qual as indicações feitas no texto se aplicam à
    equipe, e a reflexão sobre eventuais mudanças nas atitudes e
    comportamentos se faz a partir do papel da liderança, daqueles que exerçam
    papéis de gestão, supervisão ou coordenação (direta ou indireta).

A
organização do trabalho, portanto, requer uma visão abrangente do papel
desempenhado pelo indivíduo no contexto no qual atua produtivamente.

Requer
uma reflexão sobre os impactos e reflexos que provoca, com seu desempenho,
neste contexto e o que gera de reações em seus companheiros (parceiros,
subordinados e superiores hierárquicos).

Requer
uma revisão em seus métodos de trabalho, os recursos (eventuais, pois a eles
recorre quando necessários) e ferramentas (permanentes, sem os quais sua
atividade deixa de ser produtiva), para uma efetiva otimização em sua utilização
e que sejam capazes de apresentar os melhores resultados.

Vale
observar que: administrar o tempo, ser produtivo e outros fenômenos tão
divulgados em manuais de gestão são nada mais que os produtos obtidos a partir
de uma eficaz organização pessoal do trabalho.

Entender
essa relação – organização do trabalho – administração do tempo –
produtividade demonstra uma sensibilidade capaz de permitir ao profissional deixar
sua marca
nas atividades nas quais se envolve, pela competência e pela
sensibilidade (percepção crítica).

Acreditamos
que haja um conjunto de qualidades potenciais que possam agir como reforço de
profissionais que busquem um maior e melhor padrão em sua organização pessoal
do trabalho:

 

VISÃO

Ter
consciência do sistema como um todo, sem perder de vista o detalhe
– observar a floresta, sem deixar de enxergar a árvore, dentro do
conceito que Senge (2002) identificou como visão sistêmica.

PODER
DE ANÁLISE

Ter
a sensibilidade, diante de quaisquer situações, de analisar
cuidadosamente e avaliar as possibilidades de ação, antes de tomar a
decisão.

INICIATIVA

Após
analisar cada situação, empreender uma decisão consistente, capaz
de levar a um resultado compatível com as expectativas e as previsões
do processo produtivo no qual estiver envolvido.

IMAGINAÇÃO

Vislumbrar
possibilidades não previstas no processo e que possam trazer uma opção
criativa a ser incorporada, contribuindo para a melhoria do resultado.

SENSO
DE REALIDADE

A
partir do encontro da opção criativa, ser capaz de associá-la à
realidade, não perder o rumo do caminho produtivo traçado – ter o
“pé no chão”.

TENACIDADE

Competência
para buscar o resultado, com sensibilidade (percepção crítica),
energia e consciência de seu papel na geração de resultado (confiança
e motivação autodirigidas).

SENSO
CRÍTICO

Percepção
crítica constante, observando atentamente cada um dos fenômenos que
ocorrem durante o processo, sendo capaz de vislumbrar impactos, as
conseqüências de sua influência no processo produtivo e perceber os
momentos de revisão de caminhos e busca de alternativa consistente.

 

A
importância da organização pessoal do trabalho é flagrante, quando permite
que as ações individuais se disseminem a toda uma equipe produtiva, quer por
influência de liderança exercida (formal), quer por influência de liderança
percebida (informal).

Um
pensamento atribuído a Lawrence Aplley afirma que existem três tipos de indivíduos
no mundo:

  • os
    que fazem as coisas acontecerem…

  • os
    que vêem as coisas acontecendo…

  • os
    que sequer sabem que as coisas acontecem…

Aqueles
que conseguem manter um padrão de organização pessoal do trabalho eficaz
sabem perfeitamente qual é o seu papel…


FRANCISCO BITTENCOURT

CONSULTOR
DO MVC

Por:

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