A transformação digital dos departamentos de RH está bem encaminhada, com muitas organizações escolhendo os Sistemas de Informação de RH (HRIS) e outras soluções de ponta para otimizar processos, como integração e opções de autoatendimento. Embora os registros digitais sejam certamente uma melhoria em relação aos de papel, esses sistemas fazem pouco para domar a proliferação de documentos espalhados em locais díspares, sejam físicos ou virtuais.
Documentos em papel se escondem em arquivos, enquanto as versões digitais podem residir em aplicativos como SharePoint e Dropbox, isolados em vários sistemas que não compartilham dados ou até mesmo presos em discos rígidos locais ou dispositivos móveis.
Ao mesmo tempo, os departamentos de RH são desafiados a cumprir os regulamentos governamentais e as políticas de governança interna. Você deve cumprir os prazos de conformidade, seguir os cronogramas de retenção, compartilhar documentos com segurança com as pessoas certas e garantir que os arquivos dos funcionários estejam completos e atualizados.
Quando os documentos não estão centralizados, os departamentos de RH desperdiçam tempo e dinheiro procurando documentos, atualizando-os conforme necessário e tentando acompanhar a integração, rescisão ou mudança de funcionários de uma unidade de negócios para outra.
Um sistema robusto de gerenciamento de documentos pode resolver todos esses problemas, domar o caos e liberar sua equipe para se concentrar em objetivos estratégicos, como recrutamento e retenção. A solução que você escolher deve beneficiar sua organização de três maneiras distintas: integração com seus sistemas atuais, assistência de conformidade e compartilhamento e controle seguro de documentos, mesmo quando você for compartilhá-los dentro e fora da organização.
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1. Integração perfeita
Idealmente, sua solução de gerenciamento de documentos servirá como um ponto de agregação entre diferentes sistemas de RH, unidades de rede e arquivos em papel. Esse repositório central, acessível de qualquer lugar, facilitará a pesquisa e garantirá que os arquivos de RH estejam seguros e sejam mantidos de acordo com os regulamentos federais, estaduais e locais.
Para atingir esse objetivo, seu sistema de gerenciamento de documentos deve integrar-se ao HRIS/HCM e outros sistemas, acessando e indexando documentos independentemente de onde residam. A automação adicional pode garantir que os registros sejam completos, acessíveis, protegidos e não duplicados. O sistema também deve ser capaz de reconhecer tipos de documentos para que você possa responder às solicitações pesquisando em vários arquivos de funcionários.
2. Automação de conformidade
Um dos maiores desafios que as organizações de RH enfrentam é garantir que cumpram os regulamentos governamentais e as políticas corporativas relacionadas à governança de documentos. Eles não apenas devem assegurar que os arquivos de cada funcionário estejam completos em primeiro lugar, mas também que certos documentos, como certificações, permaneçam atualizados.
A automação pode tornar esses processos mais transparentes e eficientes, pois você pode garantir que todos os documentos corretos existam no arquivo de cada funcionário. À medida que um documento se aproxima do vencimento, o sistema pode ser programado para solicitar um novo arquivo ao trabalhador sem a necessidade de ação por parte da equipe de RH.
3. Compartilhamento seguro
Outra preocupação é compartilhar os dados de forma segura com quem precisa, como departamento de folha de pagamento, auditores internos e externos e responsáveis por pedidos de seguro-desemprego. Em vez de enviar por e-mail ou imprimir documentos em resposta a essas solicitações, você deve ser capaz de conceder acesso limitado a um conjunto discreto de documentos sem que eles saiam do sistema.
Os administradores de RH podem configurar “salas de arquivos” virtuais seguras contendo os documentos solicitados e conceder acesso apenas àqueles que o solicitarem. O acesso pode limitar a impressão, o download ou a cópia e também pode expirar após um período de tempo predefinido para evitar possíveis violações no futuro. Além disso, a solução deve fornecer uma trilha de auditoria completa que registre todos os acessos e todas as ações realizadas em um documento.
A transformação digital do RH percorreu um longo caminho, mas não está realmente completa sem uma solução robusta de gerenciamento centralizado de documentos. Quando seu departamento gasta menos tempo em tarefas administrativas de rotina, ele pode começar a ocupar seu lugar como a espinha dorsal estratégica e de desenvolvimento da cultura de uma organização.
E agora, preparado para a transformação digital no RH? Se este conteúdo foi útil para você de alguma forma, acho que tenho algo que vai te ajudar a seguir adiante.
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