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É hora de limitar o WIP “Work in Progress”

wip

Todos nós já passamos por períodos em nossa vida profissional em que parece que o trabalho não acaba, que não param de demandar novas entregas. Os projetos de trabalho continuam se acumulando e parece que enquanto você completa mais um deles, uma dúzia de outros são adicionados magicamente à sua lista de tarefas. É aqui que o conceito de trabalho em andamento (WIP) é útil.

Para quem nunca ouviu falar deste termo, WiP significa “Work in Progress”, em português, Trabalho em andamento.

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O trabalho em andamento é todo o trabalho que você iniciou, mas ainda não terminou. Recebeu aquele e-mail que você sabe que precisa responder? Até que você faça isso, é o seu WIP. Recebeu uma proposta do fornecedor, mas não fez nada? Não feito, significa WIP também.

Se não for feito, não fornece valor, está apenas parado em algum lugar na sua fila. O famosa frase: “Tem muitas iniciativas em andamento, mas poucas acabativas.”

Em algum nível, todos somos culpados em assumir mais trabalho do que podemos lidar, iniciar novas tarefas antes de terminar as existentes e depois não conseguir concluir algumas delas comprometendo a qualidade do nosso trabalho à medida que ficamos sobrecarregados com tudo isso.

Você deve estar pensando o quanto é difícil estabelecer limites de WIP; e no começo, pode parecer até contra-intuitivo. Mas assim que você descobrir que priorizar algumas tarefas em detrimento de outras resulta na conclusão de todas as tarefas mais cedo do que se você as tivesse iniciado ao mesmo tempo, você se perguntará por que demorou tanto para tentar.

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Como você pode ajudar outras pessoas em sua equipe a gerenciar seu WiP?

Se você está trabalhando como parte de uma equipe, é importante não apenas gerenciar seu próprio WiP, mas também encontrar maneiras de incorporar algumas dessas técnicas em uma escala mais ampla. Existem práticas de longo prazo que você pode implementar para trabalhar com outras pessoas em sua equipe.

Dessa forma, você poderá gerenciar suas tarefas de forma mais consistente. Aqui estão algumas das estratégias que funcionaram para as equipes com as quais colaborei (não focarei em recomendar ferramentas):

1. Evite a troca de contexto em nível de equipe. Para fazer isso, concentre-se em trabalhar em uma história/recurso/tarefa de cada vez, sempre que possível.

2. Limite seu WiP em uma ferramenta de gestão de fluxo de trabalho que você use com o time. A maioria das ferramentas de gerenciamento de tarefas tem a opção de limitar o número de cartões que podem ser colocados em qualquer uma das etapas.

3. Faça ciclos de trabalho mais curtos. Apontar para os de uma semana pode ajudar você e sua equipe a lidar com o trabalho em andamento.

Limites de WIP podem fornecer a disciplina, a estrutura e a oportunidade de eliminar a fonte de desperdício mais cara nos projetos (tempo). Entender sobre o WIP, me ensinou a importância de parar de começar e começar a terminar, porque, em última análise, o trabalho não tem valor até que esteja nas mãos do cliente.

Pense nisto, limite seu WIP.

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Por: Marcela Azevedo

Consultora de Recursos Humanos com 10 anos de experiência em Recursos Humanos. Ha 3 anos, atua com change management em projetos de transformação e agilidade, impulsionando mudanças em diferentes empresas e melhorando as experiências das pessoas nas organizações. Instagram @HR.BRASIL

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